Spendenbescheinigungsportal – Anwendungsfälle & Voraussetzungen

Einführung

Das Spendenbescheinigungsportal von funtrade ist eine Online-Plattform, die es Spender:innen ermöglicht, ihre jährliche Spendenbescheinigung bequem selbst herunterzuladen. Der Zugriff erfolgt über eine Kennung und einen Code, die individuell auf der Spendenbescheinigung vermerkt sind.

Das Portal kann einfach in die eigene Webseite der Organisation eingebunden werden und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, die Kontaktpräferenzen der Spender:innen für das kommende Jahr abzufragen. Dadurch können Spender:innen, die bislang per Post angeschrieben werden, künftig ihre Spendenbescheinigung oder den Zugangscode per E-Mail erhalten, falls sie das wünschen.

Diese Option unterstützt Organisationen dabei, ihre Prozesse zu digitalisieren und Druck- sowie Portokosten nachhaltig zu reduzieren.

Das Spendenportal kann bis zu einem gewissen Grad auf das CI (Farben, Formen) der Webseite der Organisation angepasst werden.

Was wird benötigt?

Das Spendenbescheinigungsportal erlaubt den Download der Spendenbescheinigungen über Kennung und Code. Damit das funktioniert, werden pro Bescheinigung folgende Angaben/Dinge benötigt:

PDF-Dokument der Spendenbescheinigung pro Spender einzeln
Dateiname des PDF-Dokuments pro Spender
Kennung, die im PDF ersichtlich ist
Code, der im PDF ersichtlich ist

Bevor die Spendenbescheinigungen gedruckt werden, muss die exakte URL definiert werden. Diese URL sollte auf jeder Bescheinigung erscheinen – idealerweise als QR-Code und zusätzlich als Klartext-Link, damit der Zugang für alle Spender:innen gewährleistet ist.

Beispiel: https://spendenbescheinigung.lebensbaum.org oder https://www.lebensbaum.org/spendenbescheinigung

Varianten der Erstellung

Variante 1: Spendenbescheinigungen in funtrade generieren

Voraussetzung: Eine Dokumentvorlage ist in funtrade hinterlegt; die Bescheinigung wird vollständig in funtrade erzeugt.
Zielgruppe: Organisationen mit kleiner bis mittlerer Auflage, die die Bescheinigungen selbst drucken.
Ablauf:
- Die Spendenbescheinigungen werden wie üblich über den Document-Output (DO) erstellt und auf dem Büro-Drucker gedruckt
- Das Team von funtrade liest die benötigten Informationen (PDF, Dateiname, Kennung, Code) direkt aus dem System aus.
- Der Transfer ins Spendenportal erfolgt durch funtrade.

Variante 2: Spendenbescheinigungen werden von der Druckerei produziert

Was benötigt wird:
- Die finalen PDF-Dokumente
- Eine Excel-Liste mit folgenden Spalten:
  - PDF-Dateiname: dieser muss mit den Dateien übereinstimmen
  - Kennung
  - Code
Ablauf
- Segmentierung wird in funtrade erstellt
- Adressexport: Kennung und Code werden ebenfalls von funtrade generiert (Normalfall) oder später durch die Druckerei (Spezialfall)
- Dokumente werden von der Druckerei erstellt (PDF) & gedruckt (Brief)
- Dateien werden an funtrade übermittelt
- Der Transfer ins Spendenportal erfolgt durch funtrade.

Technische Integration des Spendenportals

Das Spendenbescheinigungsportal wird von funtrade gehostet.
Die Einbindung auf der Website erfolgt bequem per iFrame.
Damit sich das iFrame automatisch an die Seitenhöhe anpasst, sind kleine technische Anpassungen (CSS/JavaScript) nötig. Diese werden gemeinsam mit dem/der Webmaster:in auf Basis einer kurzen technischen Dokumentation vorgenommen.

Allgemeine Voraussetzungen (Kurzüberblick)

Datenbasis: Pro Bescheinigung liegen PDF, Dateiname, Kennung und Code vor.
Sichtbarkeit: Kennung und Code sind im PDF abgedruckt.
Übermittlung (Variante 2): PDFs + Excel-Liste (Dateiname, Kennung, Code), idealerweise als passwortgeschütztes ZIP.
Web-Integration: iFrame-Einbindung, kleine CSS/JS-Feinjustierungen zur responsiven Darstellung.
Kommunikation: Portal-URL frühzeitig festlegen, damit sie rechtzeitig in Layout und Druck integriert werden kann.

Mini-Checkliste

Dokumentvorlage in funtrade vorhanden oder Druckerei-Lieferpaket (PDFs + Excel) organisiert?
Sind Kennung & Code im PDF sichtbar?
Ist die Portal-URL final und im Layout (Text + QR) platziert?
iFrame-Einbindung mit Webmaster:in abgestimmt?
(Variante 2) Sicherer Daten-Transfer an funtrade eingerichtet?