Korrespondenz

1. Korrespondenz Übersicht

1.2 Einleitung Korrespondenz

Die Korrespondenzen dienen zur Erstellung von standardisierter Korrespondenz mit Spendern, Kunden etc. Beispielsweise:

Versand einer personalisierten QR-Rechnung für eine Spende
Begleitbrief bei einer Bestellung für Infomaterial
Abschiedsbrief, nachdem jemand eine Mitgliedschaft gekündigt hat
Eine Einladung zu einer Veranstaltung

Die Korrespondenz kann als personalisiertes Dokument, das direkt in funtrade generiert wird, oder als exportierte Daten zur Weiterverarbeitung außerhalb von funtrade implementiert werden

Die Korrespondenzabwicklung ist in funtrade auf 3 Ebenen definiert:

Korrespondenztyp
Korrespondenzen
Korrespondenz für Person (Person, Korrespondenz)

2.1 Einleitung

Der Korrespondenztyp bestimmt, ob für die Korrespondenz mit der Person personalisierte Dokumente generiert oder ob die Daten exportiert werden.

Die Definitionen der Strukturen, der konkreten Maßnahmen sind in der Korrespondenztypen Ansicht (Systemverwaltung / Tabellen / Systemtabellen / Korrespondenztypen) zu finden.

2.2 Korrespondenztyp erfassen

Bei der Erstellung einer Korrespondenztyp stehen uns die folgenden Ablagen zur Verfügung:

Typ - Name des neuen Korrespondenztypes
Beschreibung - Beschreibung des neuen Korrespondenztyp
Outputtyp – Document Output oder Exportdatei - legt fest, ob bei Verwendung dieser Korrespondenztyp des personalisierten Dokuments für Person erzeugt wird oder eine Exportdatei erstellt wird
Exportformat - bei der Wahl der Ausgabeart Exportdatei kann ein bestimmtes Format für die Exportdatei angegeben werden

Jede Korrespondenz (Tabelle) gehört zu einem der definierten Korrespondenztypen. Je nach Korrespondenztyp, wird hier das Exportformat, oder das Dokumentensatz, Dokumentencode und Kanal (Post, E-Mail) definiert.

Hier kann man auch festlegen, ob die Korrespondenz sofort nach der Erfassung für eine Person bearbeitet werden soll, oder ob sie später zusammen mit derselben für andere Personen erfassten Korrespondenz bearbeitet wird (Aufbereitung: Batchjob / bei Erfassung).

Außerdem gibt es da die Felder für 2 Labels, 2 Texte, 2 Zahlen und ein Datum, die da definieren kann und die dann in einem personalisierten Dokument verwendet werden können.

Per Korrespondenz können Sie bis zu 10 Ereignisse definieren. Mit ihnen kann man auch sagen, ob sie geändert werden können (bei Korrespondenz erfassen für Person), wie hoch der Betrag sein soll und ob der Betrag geändert werden kann. Je nachdem, welches dieser Ereignisse bei der Erstellung der Korrespondenz für eine Person ausgewählt wird, können personalisierte Dokumente mit unterschiedlichem Inhalt und Aufbau generiert werden.

Die Definitionen der Strukturen, der konkreten Maßnahmen sind in der Korrespondenzen Ansicht (Personen / Tabellen / Korrespondenzen) zu finden.

Im Abschnitt 'Korrespondenz-Ereignisse' befinden sich Ereignisse, die als Vorgabewerte dienen, die später in der Korrespondenzbearbeitung als Initialisierungsereignisse für einzelne Personen angelegt werden.

Im Abschnitt 'Dokument Definitionen' finden Sie Informationen über das verwendete Dokument, genauer gesagt die Dokumentenblöcke des verwendeten Dokuments

Im Abschnitt 'Test Document Output' finden wir die Tests personalisierten Dokumente, die zu der Korrespondenz gehören. Diese personalisierten Dokumente darf man in System/Dokument Output /Dokumenten (Vorschau) generieren.

3.2 Korrespondenzen erfassen

Bei der Erstellung von Korrespondenzen haben wir folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Korrespondenz - Korrespondenz Name
Typ - hier können wir den zu verwendenden Typ auswählen, d.h. ob Typ 'Document Output' oder 'Exportdatei'
Status - ob sie aktiv oder inaktiv ist
Kanal - wie die Korrespondenzen versendet werden sollen, z.B. 'Post' oder 'E-Mail'
Documentencode - hier wählen wir den gewünschten Documentencode aus
Dokumentensatz - mit welchem Dokumentensatz werden personalisierte Dokumente erstellt
Aufbereitung - hier haben wir zwei Optionen:
- bei Erfassung - gilt nur für den Typ 'Document Output' - bedeutet, dass das personalisierte Dokument sofort nach der Erstellung der Registerkarte 'Korrespondenzen', erstellt werden
- Batchjob – personalisierte Dokumente und Exportdateien werden später erstellt, unter Verwendung der Kontextfunktion 'Aufbereiten' (Personen / Verarbeitungsläufe / Korrespondenzen aufbereiten)
Anredeset - wählen Sie die Anreden aus, die in den erzeugten personalisierten Dokumenten oder Ausgabedateien verwendet werden sollen
Optionen - In diesem Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, die Namen der Fächer ('Text 1 Label' bis 'Date Label'), den Vorschlagswert und die Möglichkeit zu wählen, ob diese Felder editierbar sind oder nicht. Diese Definitionen (im Abschnitt 'Optionen') werden bei der Erstellung von Korrespondenzen für einzelne Personen berücksichtigt (siehe Abschnitt 4.1)

3.3 Korrespondenz-Ereignisse erfassen

Im Bereich 'Korrespondenz-Ereignisse' haben wir die Möglichkeit, die Ereignisse zu erstellen, die als Initialereignisse für einzelne Personen im Prozess der Korrespondenzbearbeitung verwendet werden. Und gleichzeitig können wir festlegen, wie diese Ereignisse bei der manuellen Erstellung der Korrespondenzen für die Personen berücksichtigt werden sollen.

Die folgenden Felder können eingegeben werden:

Nr. - Positionsnummer
Ereignis - Ereiegnisname
Ereignisposition - Position des Ereignisses
Vorgewählt - ob dieses Ereignis beim Anlegen einer Korrespondenz für eine Person voreingestellt werden soll oder nicht
änderbar - ob dieses Ereignis beim Anlegen einer Korrespondenz für eine Person änderbar sein soll (oder ob es möglich ist, ein anderes einzugeben)
Betrag - welcher Betrag soll bei der Erstellung einer Korrespondenz für eine Person voreingestellt werden
Betrag änderbar - ob es möglich ist, diesen Betrag zu ändern/überschreiben
Betrag zwingend - legt fest, ob der Betrag zwingend eingegeben werden muss, wenn der 'Betrag änderbar' auf 'ja' gesetzt ist, oder ob er auch leer gelassen werden kann

4. Korrespondenzen pro Person

4.1 Einleitung

Für einzelne Personen ist deren Korrespondenz unter der Rubrik Person / Korrespondenz zu finden

4.2 Korrespondenzen pro Person erfassen

Bei der Erstellung einer Korrespondenz für eine Person haben wir folgende Möglichkeiten, die Felder zu füllen:

Korrespondenz - wählen Sie aus, für welche Korrespondenz wir eine personalisierte Korrespondenz erstellen wollen
Kanal - wie die Korrespondenz versendet werden soll, zum Beispiel 'Post' oder 'E-Mail'
Ereignis und Betrag - in diesem Bereich werden die Ereignisse angezeigt, die wir für die Korrespondenz angelegt (Punkt 3.3) und als 'Vorgewählt' markiert haben. Hier haben wir die Möglichkeit, weitere Ereignisse zu definieren, die als Initialereignisse in der Bearbeitung dienen. Wir können auch die Werte der Beträge eingeben/ändern
Adresse - hier kann die Korrespondenzadresse der Person eingegeben werden (falls die Person neben der Standardadresse eine weitere Adresse hat)
Texte/Zahlen - in diesem Teil werden die Felder angezeigt, die in der entsprechenden Korrespondenz, für die wir eine Korrespondenz zur Person erstellen, definiert sind. Je nach den entsprechenden Definitionen können wir diese Felder hier ändern oder sie so belassen, wie sie voreingestellt wurden. Diese Felder werden im Verarbeitungsprozess in den erstellten personalisierten Documenten reflektiert/exportiert
Versanddatum - dieses Datum wird in den personalisierten Dokumenten als absende Datum angezeigt
Aufbereitung - 'sofort' (nur Korrespondenztyp 'Document Output'), oder 'mit Batchjob' (personalisierte Dokumente/Exportdateien werden nachträglich mit dem Programm 'Korrespondenzen aufbereiten' erstellt)

5. Korrespondenzen aufbereiten

5.1 Einleitung

Wenn wir beim Anlegen von Korrespondenzen die spätere Verarbeitung ('mit Batchjob') gewählt haben, müssen wir die entsprechende Verarbeitungsregisterkarte anlegen und den Verarbeitungsprozess starten. Diese Option finden Sie unter Personen / Verarbeitungsläufe / Korrespondenzen aufbereiten

Im Bereich 'Korrespondenzen' finden Sie alle vorhandenen Korrespondenzjobs und im Bereich 'Korrespondenz' finden Sie detaillierte Informationen zu den ausgewählten Korrespondenzjob.

Im Bereich 'Dokumente' sehen Sie die personalisiert Dokumente und exportierte Dateien, die zu den einzelnen Korrespondenzen im Bearbeitungsprozess erstellt wurden

5.2 Job Korrespondenzen aufbereiten erfassen

Bei der Erstellung dieser Karte können wir zunächst auswählen, welche Art von Korrespondenz wir verarbeiten wollen. Mit dieser Auswahl legen wir fest, ob es sich um den Typ "Document Output" oder "Exportdatei" handeln soll.

Hinweis: Nach der Erstellung dieser Karte und ihrer Bestätigung wird das Programm zur Bearbeitung der Korrespondenz (Aufbereiten) gestartet, das in Punkt 6.3 beschrieben ist

5.3 Aufbereiten

Nach dem Anlegen dieser Registerkarte können wir im Kontextmenü mit der Funktion 'Aufbereiten' den Bearbeitungsprozess starten.

Nach der Planung und Ausführung dieses Programms wird die gesamte unbearbeitete Korrespondenz der Personen berücksichtigt und bearbeitet. Zur Verarbeitung gehört auch, dass entsprechend den definierten Ereignissen (in der Korrespondenz für die Person) die entsprechenden initial Ereignisse für die einzelnen Personen erzeugt werden.

Diese generierten Ereignisse können im Bereich 'Ereignisse' (Person) überprüft werden

6.4 Dokumente erstellen/drucken

Diese Funktion ist im Kontextmenü zu finden und ermöglicht es, vordefinierte Dokumente zu erstellen oder die Dateien zu exportieren