1. Debitorenverwaltung
1.1. Beschreibung
funtrade führt ein klassisches Nebenbuch der Finanzbuchhaltung, die Debitorenbuchhaltung, um die aus der Auftragsabwicklung stammenden Daten direkt verwalten zu können. Pro Adresse ist jederzeit ersichtlich, welche offenen Forderungen bestehen, wie der aktuelle Mahnstatus pro Forderung aussieht oder ob allenfalls ein Guthaben bei der Adresse vorhanden ist.
Nebst der Führung der Debitorenkonti verfügt funtrade in diesem Bereich über folgende Funktionalitäten:
- Einlesen von Zahlungen, welche von Bank oder Post in elektronischer Form geliefert werden
- Aggregieren aller Buchungen für die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
- Mahnwesen
- Bereinigung der Buchungsstrukturen
- Diverse Auswertungen, welche die rationelle Bewirtschaftung der Debitoren erlauben
1.2. funtrade -spezifische Funktionen
1.2.1. OP Offene Posten
Non Profit Organisationen haben spezifische Anforderungen an ein Debitorennebenbuch, da nebst den in jedem Geschäft üblichen Forderungen aus Lieferung und Leistung (Versandhandel) auch Zahlungsflüsse durch Spenden und Mitgliederbeiträge entstehen. Da insbesondere für Mitgliederbeiträge auf dem "Debitor" Merkposten verbucht werden sollen, die aber keine betreibungsrechtlich anerkannten Forderungen darstellen - z.B. für die Mahnung von Mitgliederbeiträgen - verfügt funtrade über eine spezielle Struktur, die NICHT direkt buchhalterisch relevant ist. Diese Struktur wird "Offene Posten", kurz "OP" genannt. In den Offenen Posten werden alle relevanten Informationen zur Adresse festgehalten und können dort auch bearbeitet werden. Die offenen Posten sind im Frame Manuelle Buchungen ersichtlich.
1.2.2. Einzelbuchungen
Um die Informationen, welche in die Buchhaltung einfliessen, ebenfalls korrekt abbilden zu können, existiert in funtrade eine zweite Struktur, die sogenannten Einzelbuchungen. Diese Struktur ist eng mit den Offenen Posten verbunden, berücksichtigt aber NICHT die spezifischen Anforderungen einer NPO, sondern bildet die buchhalterisch relevanten Daten ab.
Im Prinzip werden also die Informationen zum einzelnen Debitor in zwei separaten Strukturen festgehalten, wobei funtrade sicherstellt, dass diejenigen Informationen, welche in die Finanzbuchhaltung einzufliessen haben, in den Einzelbuchungen abgebildet werden. Der Buchhalter hingegen arbeitet in den Manuellen Buchungen auf der Struktur "Offene Posten", wo auch andere Informationen hinterlegt sind, die der Bearbeitung des Kunden dienen.
Ein Beispiel: Eingang der Zahlung eines Kunden auf ein Spendenereignis (Konto) in der Höhe von Fr. 37.80. Diese Zahlung wird automatisch vereinnahmt gebucht. Beim nächsten Mahnlauf stellen wir fest, dass der Debitor einen Auftrag im Wert von Fr. 37.80 offen hat. Die Spende muss auf den Auftrag umgebucht werden, damit der offene Betrag beglichen werden kann. Dies ist ein Vorgang, welcher in einem anderen Geschäft nicht vorkommt, da dort Kunden automatisch auch Debitoren sind, d.h. sämtliche Zahlungen eine Veränderung auf dem Debitorenkonto bewirken.
1.2.3. Fakturanummer
Sämtliche Buchungen in funtrade werden mit einer Fakturanummer versehen. Bei Aufträgen sind die Fakturanummern identisch mit der Rechnungsnummer (der Faktura). Bei Spenden- oder Mitgliedereinzahlungen und anderen Buchungen in den offenen Posten hat die Fakturanummer die Funktion einer Belegnummer.
1.2.4. Verbuchungsprinzipien Warenhandel / Spende
funtrade kennt zwei Arten von Buchungen:
1.2.4.1. vereinbarte Buchungen
Als "vereinbart" gelten sämtliche Buchungen, die im Warenhandel anfallen. Sie stellen "harte" Forderungen dar, die auch betreibungsrechtlich einforderbar sind.
1.2.4.2. vereinnahmte Buchungen
Als "vereinnahmt" gelten alle Buchungen, welche Zahlungen für Spenden oder Mitgliederbeiträge betreffen. Da ein Spendenversprechen nie betreibungsrechtlich einforderbar ist, können nur die effektiv auftretenden Zahlungsströme in der Finanzbuchhaltung festgehalten werden. Ein Spezialfall sind Aufträge im Warenhandel, welche noch eine (zusätzlich) versprochene Spende enthalten. funtrade unterscheidet auch hier korrekt zwischen vereinbartem Auftragswert und ggf. vereinnahmter Spende aus Auftrag.
Beim erfassen einer vereinnahmten Buchung werden die Daten erst beim Zahlungseingang effektiv gebucht und erst dann ist auch der Übertrag dieser Daten in die Finanzbuchhaltung möglich. Solange die Zahlung noch offen ist, existiert sie nur als "Vermerk" in den Manuellen Buchungen.
1.3. Manuelle Buchungen
In den manuellen Buchungen können Buchungen manuell erfasst und editiert werden:
- Zahlungen
- Rückzahlungen
- Spenden
- Mitgliederbeitäge
- Erlösminderungen
- Debi-Noten
- Guthaben verknüpfen
- Storni
Die Details zu den Buchungen und weiteren Funktionen sind in der Datenreferenz unter Manuelle Buchungen beschrieben.
1.4. Post- und Bankzahlungsfiles einlesen
Die Funktionen zum automatischen Einlesen der Zahlungen sind in Buchungen einlesen beschrieben.
1.4.1. bearbeitung von nicht importierten Buchungen (ESR Fehlerliste)
Beim Einlesen von ESR-Zahlungen gibt es einzelne Buchungen, die nicht automatisch korrekt verbucht werden können. Diese Buchungen können mit dieser Funktion direkt in den manuellen Buchungen bearbeitet werden.
Der Aufruf dieser Funktion "Zeige/Verstecke ESR Fehlerliste" ist nur in der Ansicht "Manuelle Buchungen" verfügbar. Die ESR Fehlerliste kann sowohl über die Toolbar (mehrere Blätter mit einem grünen Häckchen) als auch über das Menu "funtrade" aufgerufen werden. Es empfiehlt sich den Navigator während der Bearbeitung auszublenden, damit mehr Platz für die Fehlerliste entsteht.
Nach dem Aufruf der ESR Fehlerliste zeigt funtrade die nicht korrekt verbuchten Buchungen aller Einlesejobs in Form einer Liste inkl. Details an. Zu jeder Buchung wird rechts die entsprechende Person angezeigt.
Über das Pulldownmenu kann die Anzeige nach "Gutschrift", "Storno", "Korrektur" oder "Rückweisung" eingeschränkt werden.
Sobald die Buchung erledigt ist (korrigiert/zugeordnet), kann sie in der Liste mittels Checkbox als erledigt markiert werden. Dadurch wird die entsprechende Buchung durchgestrichen und mit einem Häckchen markiert. Irrtümlich als erledigt markierte Buchungen können auch wieder "entmarkiert" werden.
Mit dem Filter kann die Anzeige nach diversen Kriterien weiter eingeschränkt werden. Als Default werden 100 offene (noch nicht erledigte) Datensätze angezeigt.
1.5. Mahnwesen
funtrade verfügt über ein Mahnwesen, das ein mehrstufiges Mahnen erlaubt. Jeder Auftrag, der in einem Mahnlauf erfasst wird, erhält einen Zähler, so dass jederzeit die Anzahl Mahnungen pro Faktura eines Debitors ersichtlich sind.
Da versprochene Spenden in Aufträgen betreibungsrechtlich nicht einforderbar sind, kann funtrade so parametrisiert werden, dass die versprochene Spende in der Mahnung nicht gemahnt wird, so dass gegenüber dem Betreibungsamt ein klarer Beleg vorhanden ist.
Gute Kunden können auf Wunsch individuell gehandhabt werden. Ebenso unterstützt das System eine Spezialbehandlung von Offenen Forderungen, welche einen bestimmten Betrag überschreiten. Es ist z.B. möglich, Kleinbeträge mit moderatem Text zu mahnen, bei grösseren Beträgen (im Bsp. ab SFr. 30.--) derselben Mahnstufe aber eine Betreibungsandrohung auszudrucken.
Sämtliche Einstellungen können in einem einzigen Fenster vorgenommen werden, das wie üblich auch als Protokoll der durchgeführten Mahnläufe dient.
1.6. Guthaben-Avisierung
Diese Funktion wird eingesetzt, um schon längerfristig offene Guthaben zu selektieren, damit die Weiterverwendung mit dem Kunden abgeklärt werden kann. details siehe Guthaben-Avisierung.
1.7. Einzelbuchungen
Die Einzelbuchungen werden aus den offenen Posten generiert und können nicht manuell erfasst werden. Diese wiederum werden aggregiert zu Sammelbuchungen. Die Daten und Funktionen sind in der Datenreferenz unter Einzelbuchungen beschrieben.
1.8. Aggregierte Buchungen
Die Aggregierten Buchungen werden aus den Einzelbuchungen für den Export in die Finanzbuchhaltung generiert. Die Daten und Funktionen sind im Buchungsexport beschrieben.
1.9. Transitorische Buchungen
1.9.1. Ausgangslage
Die Spende sollte im Jahr 1998 gebucht werden in funtrade, die Zahlung kommt effektiv aber erst im Jahr 1999.
1.9.2. Verbuchung Spende im Jahr 1998
Bild 1 zeigt die Erfassung einer Spende im Jahr 1998, die aber aus dem transitorischen Konto 1905 bezahlt wird, und nicht aus einem effektiven Geldeingang (Bank oder Post).
Pfad: Debitorenverwaltung → Manuelle Buchungen
+----------------------------- Adresse (Kurzform) -----------------------------+
| Nr: 2093611 Hansueli Muster Status: -S-- -- |
| Flüelastrasse 11 Geb.J.: |
| 8048 Zürich |
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------- OP, Zahlungen --------------------------------+
|AdrNr.: 2'093'611 BetragLW: -10000.00 CHF Erf...: svw 18.12.1998 |
|FakNr.: 402100 BetragFW: Kurs..: 0.00000000 |
|ValDat: 18.12.1998 Fällig..: ESRNr.: ? |
|Soll..: 1100990 CHF Haben...: 1905 CHF ZahlNr: 0 |
|Kst...: Ktr.....: MWST..: Mahn..: |
|Typ...: Z Zahlung Ereignis: 4021 00 Spende Status: 9 |
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
|T FaktNr ValDat Sollkonto Habenkonto Betrag Whg Saldo Erf SI|
|Z 402100 18.12.1998 1100990 1905 -10'000.00 CHF svw 9 |
|S 402100 18.12.1998 1100990 3600 10'000.00 CHF svw 9 |
| |
| |
+------------------------------------------------------------------------------+
1.9.3. Verbuchung Geldeingang im Jahr 1999
Nachdem die Einzahlung der Spende erfolgt ist (per grünem oder rotem ESR, aber nicht per automatischem Zahlungseingang!), kann über die Erfassung einer Rückzahlung (an das transitorische Konto 1905) und die Erfassung einer Zahlung (aus der Bank oder Post, z.B. 1900) die Umbuchung in der Finanzbuchhaltung veranlasst werden.
Pfad: Debitorenverwaltung → Manuelle Buchungen
+----------------------------- Adresse (Kurzform) -----------------------------+
| Nr: 2093611 Hansueli Muster Status: -S-- -- |
| Flüelastrasse 11 Geb.J.: |
| 8048 Zürich |
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------- OP, Zahlungen --------------------------------+
|AdrNr.: 2'093'611 BetragLW: -10000.00 CHF Erf...: svw 18.12.1998 |
|FakNr.: 402100 BetragFW: Kurs..: 0.00000000 |
|ValDat: 18.12.1998 Fällig..: ESRNr.: ? |
|Soll..: 1100990 CHF Haben...: 1905 CHF ZahlNr: 0 |
|Kst...: Ktr.....: MWST..: Mahn..: |
|Typ...: Z Zahlung Ereignis: 4021 00 Spende Status: 9 |
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
|T FaktNr ValDat Sollkonto Habenkonto Betrag Whg Saldo Erf SI|
|Z 402100 18.12.1998 1100990 1905 -10'000.00 CHF svw 9 |
|S 402100 18.12.1998 1100990 3600 10'000.00 CHF svw 9 |
|R 402100 05.01.1999 1100990 1905 10'000.00 CHF svw 9 |
|Z 402100 05.01.1999 1100990 1900 -10'000.00 CHF svw 9 |
+------------------------------------------------------------------------------+
1.10. Datenpflege
Diese umfasst lediglich die Archivierung der buchhaltungsrelevanten Daten. Darunter wird die Bereinigung der verschiedenen Datenstämme verstanden. funtrade bereinigt lediglich Buchungen, die in sich abgeschlossen sind (ein bezahlter Auftrag, eine eingegangene Spende, etc.) und hält Buchungen auch über das angegebene Periodendatum in die Vergangenheit hinein offen, die nicht beglichen sind (z.B. offener Auftrag, Guthaben eines Kunden). Pro Datenstamm steht ein separater Bereinigungsjob zur Verfügung:
Aggregierte Buchungen bereinigen