10. Sammelfakturen (mehrere Rechnungen zusammenfassen)

10.1. Funktion der Sammelfaktura

Bei der Zusammenarbeit mit Kunden, die häufig grössere Bestellungen vornehmen, kann vereinbart werden, dass nicht jeder einzelne Auftrag fakturiert wird, sondern lediglich periodisch eine Rechnungsstellung erfolgen soll. Dies wird in funtrade mit der Sammelfaktura ermöglicht.

10.2. Parametrisierung der Sammelfaktura

Um mit Sammelrechnungen arbeiten zu können, sind 2 Einträge in einer separat einzurichtenden Auftragsart erforderlich:

Dabei müssen 2 Einstellungen vorgenommen werden:

Sammelfaktura Sammelfaktura = ja

Formularcode/Dokumentensatz Angabe des speziellen Formulars resp. des Dokumentensatzes, welche für die Sammelfaktura verwendet werden.

10.3. Erfassung

Bei der Auftragserfassung werden Aufträge von Kunden mit Sammelfaktura, über eigens eingerichtete Auftragsarten abgewickelt. Der Auftrag kann normal, wie unter Auftragsverwaltung beschrieben, erfasst werden.

Das System erstellt (für den Kunden) bei der Fakturierung dieser Aufträge einen Lieferschein ohne Rechnung und bildet auf dem Debitorenkonto offene Posten, die nicht gemahnt werden.

10.4. Fakturierung

Die Fakturierung wird in folgenden 2 Schritten durchgeführt:

1. Fakturen/Avis aufbereiten

   Bei der Fakturierung mit dem Job Fakturen/Avis aufbereiten (Option "Aufbereitungsjob für: Samm") werden alle im System vorhandenen Sammelaufträge im System als erledigt markiert, d.h. die offenen Posten auf dem Debitorenkonto werden aus den einzelnen Sammelaufträgen in die abschliessende Sammelfaktura übernommen. Die Sammelfaktura führt alle Aufträge für einen Kunden auf und bildet einen neuen offenen Posten auf dem Debitorenkonto. Diese Umbuchungen werden vom System automatisch erledigt. Der neue offene Posten der Sammelfaktura erscheint als U-Buchung (Buchungstyp U) im System und kann auch separat gemahnt werden.

2. Sammelfakturen drucken

   mit dem Job Sammelfakturen drucken) werden die aufbereiteten Sammelfakturen ausgedruckt.

10.5. Änderungen in Sammelfakturen

Nach Versand der Sammelfakturen kann es vorkommen, dass Kunden anrufen und eine neue Rechnung wünschen, weil sie mit der Verrechnung nicht einverstanden sind. Dies benötigt ein spezielles Vorgehen im System, welches im Folgenden beschrieben wird:

1. Zurücksetzen der Sammelfaktura

   Da die Sammelaufträge, die in der Sammelfaktura zusammengefasst wurden, im System nicht mehr offen sind, muss zuerst die Sammelfaktura storniert werden (Job Aufträge/Fakturen stornieren). Das Programm erkennt aufgrund der einzugebenden Fakturanummer automatisch, dass eine Sammelfaktura rückgängig zu machen ist, und erstellt keine Lagerbuchungen.

2. Ändern des betroffenen Einzelauftrags

   Jetzt können die gewünschten Änderungen in den Auftragspositionen durchzuführt werden (siehe Auftragsverwaltung). Der Auftrag muss nicht mehr neu fakturiert werden, da ja keine Lieferung mehr stattfinden soll, auch wenn z.B. der Auftragswert (aufgrund einer Fehllieferung) erhöht wurde.

3. Fakturierung

   Beim nächsten Fakturierungslauf für Sammelfakturen werden die offenen Aufträge im System erkannt und neu fakturiert, wie wenn sie erstmals fakturiert würden. Zum Vorgehen siehe Fakturen/Avis aufbereiten.

10.6. Behandlung Zahlungsfristen

Da im Ordertyp verschiedene Zahlungsziele vereinbart werden können, berücksichtigt das System bei der Zusammenfassung der einzelnen Aufträge auch die ggf. verschiedenen Zahlungsziele. Der Kunde erhält also u.U. pro Monat mehrere Rechnungen, wobei die zusammengefassten Lieferungen (Einzelaufträge) identische Zahlungsfristen aufweisen.

10.7. Sammelfakturen Kopien drucken

Kopien können mit dem Job Sammelfakturen-Kopien drucken ausgedruckt werden.