1. Instrumente des individual Fundraising
1.1. Einführung
In funtrade gibt es diverse Instrumente, die das Individual Fundraising auf unterschiedlichen Ebenen unterstützen:
- Abbildung von Beziehungen zwischen Personen
- Detaillierte Dokumentation von Aktivitäten und Kontakten inkl. Terminierung von geplanten Aktivitäten
- Steuerung von Prozessen, z.B. im Umgang mit Grossgännern, Events und Legaten
- Verwaltung von Projekten für die Mittelbeschaffung
1.2. Beziehungen zwischen Personen abbilden
1.2.1. Personenbeziehungen
In funtrade gibt es verschiedene Instrumente, die es erlauben, Informationen und Beziehungen zu einer Person abzulegen. Im „kollektiven“ Fundraising sind das vorwiegend Personen- und Adressdaten sowie die automatisch generierten Ereignisse für die Kontaktgeschichte (z.B. für Versände, Spenden, Verdankungen). Im Bereich Individual Fundraising müssen detailliertere Informationen zur Person strukturiert abgelegt werden können. Hierbei sind vor allem die Personenbeziehungen und die Kontaktpersonen wichtig.
Die „Beziehungen“ in funtrade erlauben es, Personen untereinander zu verknüpfen. Gerade im Kontakt mit Stiftungen und Firmen ist es wichtig, die einzelnen Kontakte abzubilden. Kontaktbeziehungen werden direkt im Erfassungsdialog der Personen erfasst. Weitere Beziehungen, wie z.B. eine Person, die für die Betreuung eines Grossspenders verantwortlich ist, können manuell erfasst werden. In der Stammtabelle der Beziehungen kann definiert werden, welche Daten der Kontaktpersonen auch bei der „Hauptperson“ angezeigt werden sollen. So ist es möglich, z.B. Umsätze, Ereignisse und Aktionen der Kontaktperson auch bei der „Hauptperson“ anzuzeigen.
1.2.2. Kontaktpersonen
Eine Kontaktperson ist eine Personenbeziehung, für die spezioelle Regelungen gelten. Eine Kontaktperson kann nur in Beziehung zu einer Organsiation angelegt werden. Manuell ist das nur über die Erfassung einer Person möglich. Zudem erhalten alle Kontaktpersoenn den Personentyp "Kontakt".
1.3. Aufgaben und Termine planen
Aufgaben sind offene Arbeiten/Termine, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen werden sollen. Die offenen Aufgaben werden beim eingeloggten Benutzer in der Startansicht von funtrade und bei der Person selbst angezeigt. Die Detailansicht aller Aufgaben ist in der Aufgabenbearbeitung abrufbar. Die Aufgaben werden, abhängig von den Einstellungen automatisch ausgelöst (z.B. wenn ein Hintergrundauftrag abbricht oder bei FTML-Importen) oder manuell zu einer Person erfasst. Für das Individual Fundraising sind einerseits die manuell erfassten Aufgaben relevant oder diejenigen, die mit den Aktionen ausgelöst werden können. Es können auch wiederholende Aufgaben, in bestimmten Intervallen, angelegt werden (z.B. für Eingabefristen von Stiftungen).
1.4. Aktivitäten und Kontakte abbilden
Im kollektiven Fundrasing werden Interaktionen/Kontakte mit einer Person als Ereignisse abgebildet (z.B. für Versände, Zahlungen, Teilnahmen an Events, Käufe usw.). Für Kontakte des Individual-Fundraising gibt es die Möglichkeit, sog. Aktionen anzulegen. Zu Aktionen können, im Genesatz zu den Ereignissen, Notizen und Dokumente hinterlegt, Prozesse geplant und dokumentiert sowie Termine für die Nachbearbeitung gesetzt werden. In der Aktionen Stammtabelle können beliebige neue Aktionen mit unterschiedlichen Eigenschaften definiert werden. Über eine Sammelnummer können beliebige Aktionen zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Z.B. die Schritte Anfrage, Nachfassen, Zusage, Zahlung Verdankung zu einer Gesuchstellung bei einer Stiftung lassen sich dann gruppiert und in zeitlicher Abfolge zu einer Person oder einem Projekt anzeigen. Zudem kann die Zweckbindung, über eine Verknüpfung zu einem Projekt, auf der Aktion festgehalten werden.
Bei Zahlungseingängen können automatisch Aktion angelegt werden. Hierfür muss in der Ereignis-Stammtabelle ein Projekt verknüpft sein. Im Systemparameter "terkopfProjakt" ist definiert, welche Aktion bei einer Zahlung automatisch angelegt werden soll.
Schematische Darstellung der Aktionsverknüpfungen:
1.5. Abbildung der Mittelbeschaffungs-Projekte
In funtrade können für die Mittelbeschaffung Projekte angelegt werden. Obwohl auch Informationen für die Mittelverwendung hinterlegt werden (Basisinformationen in Gruppe "Programm") liegt der Schwerpunkt in der Mittelbeschaffung. Gesammelt wird ein Zielbetrag ("Projektziel") für ein bestimmtes Ausführungsprojekt ("Programm"). Die eingegangenen Zusagen und Spenden werden pro Gönner und Projekt in Aktionen abgebildet. Der Stand der Zielerreichung ist jederzeit online sichtbar. Abhängig von der verewendeten View (Einstellung von Arenae) können auch Umsätze aus dem kollektiven Fundraising einfliessen (über Ereignisse mit Projektverknüpfung).
Die Abbildung der Daten in den Projekten funktioniert nach folgendem Prinzip:
Bei der Person werden beliebige Aktionen mit einem Projekteintrag angelegt (manuell oder auch automatisch bei Zahlungen). Der Projekteintrag bewirkt, dass diese Aktionen sowohl bei der Person, wie auch in der Projektansicht angezeigt werden. Damit die Anzeige übersichtlicher ist, werden die zusammengehörenden "Fälle" über eine Sammelnummer gruppiert. Dies hat zur Folge, dass diese Aktionen in einer Baumstruktur angezeigt wedren, die aus- und zugeklappt werden kann. Pro Aktion ist definert, welche Auswirkung die darin erfassten Beträge auf die Projektstatistik haben. Es ist auch möglich, in der Aktion Werte für eine Prognose einzutragen. So ist sichergestellt, dass in der Projektansicht immer die aktuelle Situation abgebildet ist.
1.6. Nachlassverwaltung
Die Nachlässe (Legate, Erbschaften usw.) werden im Modul Nachlass gepflegt. Zu einem Nachlass können alle spezifischen Informationen wie Erblasser, Willensvollstrecker, Nachlassvermögen und relevante Termine erfasst werden. Auch hier bilden die Aktionen die Basis für die Anzeige der einzelnen Schritte und die Berechnung der geplanten und einbezahlten Beträge. D. h. wenn zu einer Person eine Aktion für einen Nachlass angelegt wird, wird diese Aktion auch beim Nachlass abgebildet.
1.7. Events
Events mit Grossgönnern werden in den Veranstaltungen erfasst. Für zugesagte Spenden können Aktionen erfasst wedren, die mit den Teilnehmern und der Veranstaltung verknüpft sind.