5. Korrespondenz

Die Korrespondenzen dienen zur Erstellung von standardisierter Korrespondenz mit Spendern, Kunden etc. Beispielsweise:

• Versand eines personalisierten ESR für eine Spende

• Begleitbrief bei einer Bestellung für Info Material

• Abschiedsbrief, nachdem jemand eine Mitgliedschaft gekündigt hat

Die Korrespondenz erlaubt dem Benutzer, aus einem Set von Standardbriefen eine Korrespondenz für einen bestimmten Kunden auszuwählen, die erst später erstellt/gedruckt wird. Mit einer einfachen Verknüpfung zwischen einer Korrespondenz und einer Person werden verschiedene Prozesse ausgelöst: funtrade führt automatisch eine Ereignisverknüpfung durch; die Dokumente können zentral verarbeitet werden. Wie funktioniert das Ganze im Überblick?

Der Benutzer legt fest, welcher Brief/Unterlagen an eine bestimmte Person verschickt werden sollen. Dazu erhält er vordefinierte Korrespondenzen zur Auswahl. Je nach Einstellungen in den Korrespondenzen kann er noch zusätzliche Eingaben vornehmen, welche im Dokument verwendet werden können.

Die Aufbereitung der Korrespondenz kann entweder zentral im Batchverfahren durchgeführt oder auch gleich bei der Erfassung individuell ausgelöst werden. Je nach Einstellungen in den Korrespondenzen erstellt funtrade Document Output Dokumentensätze in irgendeiner Form wie PDF oder E-Mail. Möglich ist auch ein Export einer Word Steuerdatei oder sonstigen Daten die externe Systeme anbinden.

Das Aufbereiten der Korrspondenz erzeugt in der Regel auch gleich Ereignisse bei der Person, die die Korrespondenz erhält.