1. Auftragsverwaltung

1.1. Beschreibung

Mittels der Auftragsverwaltung werden in funtrade Kundenbestellungen erfasst und für die Auslieferung aufbereitet. In Verbindung mit der Lagerverwaltung kann damit der Warenfluss im Versandhandel abgebildet werden. Selbstverständlich wird auch der Geldfluss entsprechend kontrolliert, was in Zusammenhang mit der Debitorenverwaltung geschieht.

Damit Aufträge in funtrade erfasst werden können, sind verschiedene Bereiche im System zu parametrisieren. Über die Auftragsarten können die verschiedenen Prozesse abgebildet werden, welche beispielsweise hinter der Auftragsabwicklung gegenüber einem Privatkunden und einem Wiederverkäufer stehen. Die Versandarten beispielsweise bestimmen die Schnelligkeit bzw. den Transportweg von Paketen und können in funtrade entsprechend gesteuert werden.

Aufträge bestehen aus jeweils einem Kopfdatensatz und mehreren Positionsdatensätzen. Im Kopf werden allgemeine Informationen zum einzelnen Auftrag gespeichert, wie z.B. das Verarbeitungsdatum, die Liefer- und Auftraggeberadresse, die Bestellart etc. In den Positionen werden einzelne Artikel und -mengen des Auftrags festgehalten.

1.2. Auftragsabwicklung

Ablauf bei automatischer Fakturierung (Standard):

Auftragskopf erfassen
Auftragspositionen erfassen
Die erfassten Aufträge werden durch einen Hintergrundjob gemäss den Parametrisierungen in Fakturen/Avis automatisch aufbereiten periodisch aufbereitet.

Ablauf bei manueller Fakturierung:

1.3. Erläuterungen zur Fakturierung

Alle normal verarbeiteten Kundenaufträge führen zur Bildung eines Debitors, d.h. sämtliche Bewegungen werden auch in finanzbuchhalterischer Hinsicht festgehalten (Einzelbuchungen in der Debitorenverwaltung). Dabei gilt das Prinzip der "vereinbarten" Buchung.

Nebst der Fakturierung von Leistungen gegenüber Privatkunden unterstützt funtrade auch die Abwicklung von Grosskunden-Aufträgen:

Mit Kommissionsaufträgen können Waren ohne Rechnungsstellung verschickt und erst nach Vereinbarung (und Verbuchung allfälliger Retouren) die Rechnungsstellung ausgelöst werden.
Mit Sammelrechnungen wird die periodische Rechnungsstellung unterstützt, bei der mehrere Aufträge (d.h. in diesem Falle Lieferungen) unter Berücksichtigung allfälliger Retouren in einer Sammelrechnung zusammengeführt werden.
Mit den Daueraufträgen können automatisch periodische Belieferungen mit dem Kunden vereinbart werden, welche einfach zu verwalten sind.

1.3.1. Funktionsweise der Fakturierung

Grundlage für die Erfassung eines Auftrags ist der Auftrag.
Erste Verfügbarkeitsprüfung, bereits bei der Erfassung einer Auftragsposition: es wird geprüft, ob der Artikel am Lager vorhanden ist, wenn ja, wird er "reserviert". Ist er nicht vorhanden, wird er "vorreserviert" (was nach Einbuchen einer Lieferung zu einer bevorzugten Behandlung führt)
Zweite Verfügbarkeitsprüfung: Bei der eigentlichen Fakturierung werden alle nicht vollständig belieferten Aufträge nochmals einer Verfügbarkeitsprüfung unterzogen
Spezielle Verfügbarkeitsprüfung: Bei den Artikel die in extrenen Lager verfügbar sind, wird die Verfügbarkeitsprüfung zuerst im internen Lager gemacht. Erst wenn ein Artikel im internen Lager nicht verfügbar ist, werden die Partien in externen Lager geprüft. Falls ein Artikel aus dem externen Lager ausgeliefert wird, wird beim Drucken ein sogenannter Direktlieferschein gedruckt. Diese Regel gilt nur für die Auftragsarten, bei denen im Standardlagerort die extrene Lieferung erlauft ist (Feld Externe Lieferung in Lagerorten).
Fakturierung: Je nach Parametrisierung des Systems in den Bereichen Teillieferung und Avisierung werden die Aufträge mit verfügbaren Artikeln fakturiert. funtrade erstellt automatisch die entsprechenden Debitorenbuchungen sowie die Lagerbewegungen und stellt die statistisch relevanten Daten bereit
Bereitstellungsliste vorbereiten (optional): Je nach Parametrisierung der Auftragsart werden die aufbereiteten Aufträge für den Druck in Portionen bereitgestellt;
Drucken: Der Warenbegleitschein, welcher als kombinierter Lieferschein- und Rechnungsbeleg in funtrade geführt wird, kann für das Rüsten im Lager ausgedruckt werden (d.h. für die Vorbereitung der Ware für den Versand)
Vorauszahlungen als spezielle Liefervereinbarungen werden von funtrade ebenfalls unterstützt und in allen dargestellten Prozessen berücksichtigt
Im Mahnlauf können offene Debitorenforderungen schliesslich angemahnt werden

1.4. Aufträge anpassen/löschen

1.4.1. Warenrücknahme aus Auftrag

Siehe Warenrücknahme aus Auftrag

1.4.2. Fakturierte Aufträge ändern/löschen

Fakturierte Aufträge können nicht im Auftragsframe gelöscht oder verändert werden. Hierzu muss der Job Aufträge/Fakturen stornieren ausgeführt werden.

1.4.3. Nicht erledigte Vorauszahlungsaufträge löschen

Diese Funktion dient der Bereinigung von Vorauszahlungsaufträgen, die über längere Zeit vom Kunden nicht bezahlt worden sind. Details siehe Vorauszahlungsaufträge löschen.

1.5. Auftragstypen

1.5.1. Daueraufträge

Daueraufträge sind Aufträge mit periodischen Lieferungen (z.B. monatliche Lieferung von 1 Paar schwarzen Socken). Sie werden genau wie normale Aufträge erfasst. Die Parametrisierungen werden in den Auftragsarten vorgenommen. Detailbeschreibung siehe Daueraufträge.

Daueraufträge