2. EGA – Elektronische Gutschriftsanzeige

2.1. Beschreibung

Mit EGA werden rote Einzahlungsscheine verarbeitet. Die Dienstleistung muss vorgängig bei der Post bestellt werden (kostenpflichtig). Es werden verschiedene EGA-Typen angeboten, siehe EGA-Typen. Arenae empfiehlt die Variante EGA-Vplus.

Die Verarbeitungsfiles werden von der Post als TAR-File geliefert. Dieses File wird direkt in funtrade eingelesen. Anhand der Personendaten und der Mitteilungszeile auf dem Einzahlungsschein können Buchungen automatisch erfasst werden. Eine Online-Buchungsstatistik gibt eine Übersicht über die eingelesenen und verarbeiteten Buchungen.

Funtrade ist in der Lage sowohl das alte Format als auch das neue CAMT-Format zu verarbeiten.

2.1.1. EGA Typen

Tabelle 6.1. EGA Typen

2.2. EGA-Daten einlesen und verarbeiten

Das Einlesen und Verarbeiten der EGA-Daten besteht aus mehreren Schritten. Alle Schritte können in der selben Ansicht durchgeführt werden.

Pfad: Buchhaltung/Verarbeitungsläufe/EGA einlesen

Abbildung 6.1. EGA einlesen

2.2.1. Job erfassen

Als erstes wird ein neuer Job erfasst mit CTRL+N. Im Angezeigten Dialog können einzelne oder gleich mehrere Dateien ausgewählt werden. Mittels OK wird der neue Job erfasst. Der Job hat danach den Status „erfasst, noch nicht eigelesen“.

2.2.2. EGA einlesen

Mittels „EGA einlesen“ zu finden im Kontextmenu, werden die Daten aus den Files eingelesen. Mit diesem Schritt wird folgendes durchgeführt:

• Anzahl Total zu verarbeitende Datensätze wird ermittelt und angezeigt (Feld Gesamt).

• Die Mitteilungszeilen werden extrahiert und unter dem Register „Ereignisse zuordnen“ angezeigt.

• Die Buchungsstatistik (siehe Kapitel Buchungsstatistik) zeigt die Anzahl Buchungen und den Gesamtwert an.

• Die Buchungen sind in der Ansicht „EGA“ bereits ersichtlich und können manuell verarbeitet werden, siehe nachfolgende Kapitel.

Der Job hat danach den Status „eingelesen, noch nicht verarbeitet“.

2.2.3. Ereignisse zuordnen

Unter dem Register „Ereignisse zuordnen“ werden alle möglichen Kombinationen aus den Mitteilungszeilen aufgelistet. Damit die Buchungen automatisch verbucht werden können, sind die entsprechenden Ereignisse vorgängig zuzuordnen. In dieser Tabelle können mittels der Edit-Funktion (CTRL+E) die Ereignisse ausgewählt und zugeordnet werden.

Eine statische Zuordnungstabelle ist ebenfalls möglich, siehe Kapitel „Ereignisverknüpfungen“.

Abbildung 6.2. Ereignisse zuordnen

2.2.4. EGA verarbeiten

Mit der Funktion „EGA verarbeiten“, zu finden im Kontextmenu unter dem Register „EGA einlesen“ können bestimmte Schritte automatisiert werden.

Abbildung 6.3. EGA verarbeiten

2.2.4.1. Eindeutig gefundenen Kandidat zuordnen

Beim EGA einlesen werden die Personen aus der eingelesenen Datei in funtrade gesucht und mit einer Trefferwahrscheinlichkeit angezeigt. Mit dieser Option können die eideutig gefundenen Personen automatisch zugeordnet werden. Dadurch entfällt dieser Schritt in der EGA-Bearbeitung.

2.2.4.2. Neue Person erfassen (kein Kandidat gefunden)

Mit dieser Option werden Personen die in funtrade nicht gefunden wurden, automatisch neu erfasst.

2.2.4.3. Buchungen automatisch erfassen

Durch diese Option werden die Buchungen aus der eingelesenen Datei automatisch verbucht. Als Valutadatum wird das Bilanzdatum aus der eingelesenen Datei verwendet. Stornobuchung (haben Status "Storno offen") werden nicht automatisch erfasst, müssen manuell bearbeitet werden, siehe nachfolgende Kapitel.

2.2.5. Ereignisverknüpfungen

In dieser Tabelle können bestimmte Muster aus der Mitteilungszeile erfasst und mit den entsprechenden Ereignissen verknüpft werden. Diese Definition wird bei jedem Einlesen konsultiert und die Treffer unter dem Register „Ereignisse zuordnen“ angezeigt.

Abbildung 6.4. Ereignisverknüpfungen

Im Feld „Mitteilungszeile“ können Texte und Wildcards „Stern“ (*) und Punkt (.) beliebig kombiniert werden. Stern steht für keine oder eine beliebige Anzahl von Zeichen, ein Punkt steht für genau ein Zeichen. Einige Beispiele:

• Feld Mitteilungszeile leer: Nur bei einer leeren Mitteilung ist das Kriterium erfüllt.

• Feld Mitteilungszeile ein Stern: „*“ Kriterium immer erfüllt, bei beliebiger, auch einer leeren Mitteilung. Sinnvoll vor allem am Ende der Tabelle.

• Absoluter Wert in der Mitteilungszeile, z.B. „Test“. Wenn in der Mitteilungszeile ausschliesslich dieser Wert enthalten ist, ist das Kriterium erfüllt.

• Mitteilungszeile beginnend mit, z.B. „Tes*“. Wenn die Mitteilungszeile mit dem Wert „Tes“ beginnt, ist das Kriterium erfüllt. Der Ausdruck „Testmail 2000“ wäre auch erfüllt.

• Mitteilungszeile endet mit, z.B. „*est“. Wenn die Mitteilungszeile mit dem Wert „est“ endet, ist das Kriterium erfüllt. Der Ausdruck „das Nest“ wäre auch erfüllt.

• Anfang und Ende des Ausdrucks in der Mitteilungszeile nicht relevant, z.B. „*es*“. Wenn in der Mitteilungszeile der Ausdruck „es“ enthalten ist, ist das Kriterium erfüllt. Der Ausdruck „das Testmail“ wäre auch erfüllt.

• An einer oder mehreren Stelle(n) ein beliebiges Zeichen. Z.B. "*sch.ank". Durch diese Definition wäre Schrank oder Schlank oder aber auch Kleiderschrank erfüllt.

Mit dem Switch „verarbeiten“ wird eingestellt, ob diese Definition bei der automatischen Verarbeitung (Buchungen automatisch erfassen) verarbeitet wird. Damit hat man die Möglichkeit das Ereignis zwar zuzuordnen, jedoch aber bei der automatischen Verbuchung auszuschliessen, damit die Buchung später in der EGA Bearbeitung manuell durchgeführt werden kann.

2.3. EGA Bearbeitung (manuelle Bearbeitung)

Nach dem Einlesen von EGA-Dateien stehen die Daten in einer separaten Ansicht zur manuellen Bearbeitung zur Verfügung.

Pfad: Buchhaltung/EGA

Abbildung 6.5. EGA Bearbeitung

2.3.1. Anordnung

Die manuelle Bearbeitung ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt. Auf der linken Seite werden die eingelesenen Daten und auf der rechten Seite die in funtrade gefundene bzw. neu erfasste Person angezeigt.

2.3.2. Eingelesene Daten (linke Seite)

Die eingelesenen Daten werden in einer Baumstruktur mit Datum, ESR-Teilnehmernummer und einer eindeutigen ID aufgelistet. Zu jedem Datensatz werden die aus der eingelesenen Datei enthaltenen Personendaten und unterhalb davon das Bild des Einzahlungsscheins angezeigt. Im Feld Status wird der Zustand der eingelesenen Daten folgendermassen angezeigt:

2.3.3. Gefundene/Erfasste Personen (rechte Seite)

Auf der rechten Seite wird die gefundene Person(en) in funtrade mit einer Treffergenauigkeit als Liste und unterhalb davon mit Detail angezeigt. Für die Bearbeitung weitere evtl. notwendige Informationen wie Buchungen, Ereignisse, Merkmale, etc. wird direkt unterhalb der Person angezeigt. Dadurch muss die Ansicht nicht verlassen werden um weitere Details zur Person einzusehen.

2.3.4. Manuelle Schritte

Je nach Status der eingelesenen Daten müssen verschiedene Schritte ausgeführt werden. Diese Schritte sind der Reihe nach auszuführen, sofern dies nicht durch die automatische Verarbeitung bereits durchgeführt wurde. In den folgenden Kapiteln sind die einzelnen Schritte beschrieben.

2.3.4.1. Person zuordnen

Nach dem Einlesen der Daten sucht funtrade automatisch nach Treffer (Kandidaten) in der Datenbank zeigt diese mit einer Treffergenauigkeit an. Falls kein Kandidat gefunden wurde, kann entweder manuell nach einer Person gesucht und zugeordnet werden oder ein neuer Datensatz erfasst und zugeordnet werden.

2.3.4.1.1. Person suchen und zuordnen

Im Frame „Personen zu EGA“ einen neuen Datensatz erfassen und mittels Lookup den Suchdialog öffnen und darin nach der Person auf dem Einzahlungsschein suchen und auswählen. Tipp: Der Einzahlungsschein kann mittels Doppelklick vergrössert werden, damit die Schrift besser lesbar ist. Die gefundene Person mittels „Person zuordnen...“ aus dem Kontextmenu zuordnen.

2.3.4.1.2. Person erfassen und zuordnen

Falls die Person noch nicht in funtrade erfasst ist, kann durch die Selektion des entsprechenden Datensatzes und durch die Funktion „Person erfassen und zuordnen...“ zu finden im Kontextmenu im Frame „EGA“ die Person direkt erfasst werden.

Die Person wird in der Standarderfassungsmaske im Edit-Modus zur visuellen Kontrolle angezeigt und vor dem Speichern können noch Änderungen an den Daten vorgenommen werden. Durch das speichern wird die Person erfasst und zugeordnet.

2.3.4.2. Buchung erfassen

Nachdem eine Person zugeordnet wurde, kann die Buchung vorgenommen werden. Dazu wird der entsprechende Datensatz im Frame „EGA“ selektiert und aus dem Kontextmenu „Buchung erfassen...“ ausgewählt. Es erscheint die Standard Buchungsmaske. Stornobuchungen können nicht direkt verbucht werden (haben Status "Storno offen"), siehe nachfolgende Kapitel.

Die Werte werden als Vorschlag aus den eingelesenen Daten bereits abgefüllt. Als Valutadatum wird das Bilanzdatum aus der eingelesenen Datei vorgeschlagen. Falls das Ereignis anhand der Mitteilungszeilen nicht eruiert werden konnte, kann dieser beim Buchen ausgewählt werden. Es könnten theoretisch auch mehrere Ereignisse in Frage kommen, je nach Definition der Ereignisverknüpfungstabelle. Die möglichen Ereignisse werden unten links als Liste angezeigt.

Eine Zahlung kann auch gesplittet werden z.B. in einen Mitgliederbeitrag und in eine Spende. Dabei wird zuerst der Teilbetrag auf ein Ereignis verbucht (der Status wechselt dann auf Teilbetrag verbucht) und der zweite Teil auf ein anderes Ereignis verbucht.

2.3.4.3. Stornobuchungen erfassen

Stornobuchungen können nicht direkt verbucht werden (haben Status "Storno offen"). Diese müssen in den manuellen Buchungen storniert werden und danach kann der Status von "Storno offen" auf "Storno verbucht" gesetzt werden.

2.3.4.4. Status manuell ändern

Zahlungen die noch Abklärungen benötigen oder nicht verbucht werden sollten, ebenso Stornobuchungen kann ein manueller Status gesetzt werden. Dazu wird der entsprechende Datensatz im Frame „EGA“ selektiert und aus dem Kontextmenu „Status ändern...“ ausgewählt.

Der Status „abzuklären“ wird gesetzt, wenn noch weitere Abklärungen notwendig sind.

Für eine weitere Bearbeitung muss der Status wieder zurückgesetzt werden mittels „Status zurücksetzen“, z.B. wenn die Abklärungen abgeschlossen sind und die Buchung vorgenommen werden kann.

Der Status „abgewiesen“ wird gesetzt, wenn die Zahlung nicht verbucht werden sollte, z.B. fehlerhafte Zahlung.

Der Status „Storno verbucht“ wird gesetzt, wenn die Stornobuchung in den manuellen Buchungen vorgenommen wurde.