2. Avisierungssystem

Das Avisierungssystem dient der Kundeninformation v.a. in folgenden Fällen:

Verzögerung bei der Auslieferung von Ware an den Kunden aufgrund eines Beschaffungsnotstands (Ausbleiben der zugesagten Lieferung; Transportprobleme)
Notwendigkeit der Absage von Auftragspositionen aufgrund fehlender Artikel, die nicht mehr beschafft werden können (ausverkaufte Artikel)

Eine Avisierung informiert den Kunden über den Stand seines Auftrages, d.h. ob einzelne Auftragspositionen abgesagt werden müssen oder ob es Lieferverzögerungen gibt. Beide Informationselemente werden einerseits bei der Fakturierung berücksichtigt, andererseits stehen separate Produktionselemente zur Verfügung, die eine von der Fakturierung unabhängige Information des Kunden erlauben. Das System stellt sicher, dass die Kundeninformation im Rahmen der definierten Regeln stattfindet. Nebst den allgemeinen "Zuständen" der Ausliefersituation berücksichtigt funtrade auch die im System bekannten Daten:

nächste erwartete Lieferung
Erfassungsdatum des Auftrags
Anzahl erfasster Aufträge
etc.

Tritt einer dieser Zustände auf UND entsprechen die übrigen Daten den definierten Regeln, werden vom System automatisch die notwendigen Schritte eingeleitet. Diese bestehen gegenüber dem Kunden aus:

dem Druck von Textelementen auf das Rechnungsformular
der Produktion eines separat zu versendenden Avisierungsbriefes
dem Ausschluss des betroffenen Auftrags von der Fakturierung (Kunde erhält keine Ware)

Die insgesamt möglichen, automatisierten Verhaltensweisen des Systems sind in der Systemtabelle Auslieferungs-Steuercodes definiert. Welche Verhaltensweisen konkret im System angewendet werden, kann durch den Systemverwalter in der Tabelle Auslieferungssystem-Steuertabelle gesteuert werden. Die Steuerung erfolgt über die Elemente:

Auftragsart
Verarbeitungsart (innerhalb der Auftragsart)

In der Tabelle Geduldstufen wird die Feinsteuerung der Avisierung vorgenommen. Abhängig von den konkret definierten Verhaltensweisen kann der Systemverwalter definieren, bei welchen Situationen das System reagieren soll.

Generell geht das System davon aus, dass alle Aufträge auch tatsächlich avisiert werden. In Einzelfällen kann die Avisierung allerdings unterbunden werden: dieses Systemverhalten wird in der Steuertabelle WBS parametrisiert.

Um eine konsistente, nachvollziehbare Systemreaktion zu erhalten, sollten die Steuerelemente in der Avisierung nur bei ausgewiesenem Bedarf geändert werden. Ebenfalls wichtig ist die Einbindung der Avisierung in die innerbetrieblichen Abläufe, damit sie regelmässig durchgeführt wird.

Zusammenfassend: Das Avisierungssystem ist also ein Informationssystem, das immer dann aktiv wird, wenn die vom Kunden bestellte Ware nicht oder teilweise nicht lieferbar ist. Dies kann der Fall sein, wenn eine zugesagte Lieferung ausbleibt oder wenn ein Artikel ausverkauft ist. funtrade informiert mittels der Avisierung den Kunden über den Stand seines Auftrags. Auf diese Weise können Teillieferungen vermindert werden.