Ereignisse

1. Ereignisse Übersicht

1.1 Dokumentation

Die technischen Daten sind in der Dokumentation zu finden:

Ereignisse bilden sämtliche Marketingaktivitäten ab, welche in der Organisation durchgeführt werden. Dies kann zum Beispiel der Versand eines Kataloges, einer Einladung zu einem Event oder die Fakturierung einer Zusage etc. sein. Jede im Rahmen dieser Marketingaktivitäten ausgewählte Adresse erhält ein Ereignis als Initialereignis zugewiesen. Für die Produktion von Einzahlungsscheinen ist die Ereignisverknüpfung von zentraler Bedeutung, da funtrade nur mit Hilfe von Initial-Ereignissen eine korrekte automatische Zahlungsverarbeitung vornehmen kann (Referenz-Nr. bzw. QR-Code). Sobald die Person auf ein bestimmtes Ereignis reagiert, zum Beispiel bei Spenden oft durch eine Zahlung, wird manuell – oder vom System automatisch – eine Verknüpfung mit dem Response-Ereignis erstellt.

Aufgrund von Ereignissen können Adressselektionen spezifischer durchgeführt und evtl. Nachfolge-Aktionen effizient gesteuert werden, da das Kundenverhalten bekannt ist.

Es ist notwendig, zwischen den Personen-Ereignissen (folgend PE genannt) und der Stammtabelle Ereignisse (folgend Ereignisse genannt) zu unterscheiden.

Stammtabelle Ereignisse definiert die eigenen Ereignisse und zusätzliche Parametrisierungen die dann bei der Person benutzt werden können.
PE zeigen alle Aktivitäten von Personen oder des gesamten Personenkreises (zum Beispiel von einem Haushalt) mit dem Datum der Aktivität und dem Betrag, der mit dieser Aktivität verbunden ist).

2 Stammtabelle Ereignisse

Die Stammtabelle Ereignisse befindet sich im Menü „Personen / Ereignisse". Die Ereignisse haben eine komplexe Struktur. Ein Ereignis besteht aus einem Ereigniskopf, Ereignispositionen und zusätzlichen Parametrisierungen wie Ereignismerkmale, Ereigniskosten, Texte, Kontierungen und Weiterleitungen.

2.1 Ereigniskopf

Im Ereigniskopf ist die Haupt-Definition des Ereignisses festgehalten: Ereignis-ID, Beschreibung, Umsatztyp etc.. Die Ereignisse sind in einer Baumstruktur erfasst. Die einzelnen Pfadbestandteile, die sogenannten „Ereignisknoten", werden als eigenständige Ereignisse mit der Ereignissituation „Knoten" erfasst.

Die grundlegende Klassifizierung von Ereignissen richtet sich nach der Situation (Ereignissituation), für die sie bestimmt ist. Je nach Situation klassifizieren wir Ereignisse für Spenden (RSS), Zusagenbeiträge (RSB), Warenverkauf (RWW), Veranstaltungen (VER), Austritt (Austritt), Akquisition und weitere. Für jede Aktivität können nur die passenden Ereignisse benutzt werden. Wenn wir zum Beispiel eine Spende-Buchung bei der Person erfassen wollen, sind nur die Ereignisse mit der Ereignissituation „RSS" erlaubt und nur diese werden zur Auswahl vorgeschlagen. Bei „Austritt" in Zusagen sind nur Ereignisse mit der Ereignissituation „Austritt" erlaubt. Alle definierten Ereignissituationen kann man in der Tabelle im Menü „System / Tabellen / Ereignissituationen" sehen.

Ausser der Ereignissituation sind im Ereigniskopf noch viele weitere Sachen definiert. Sie definieren zum Beispiel auf welches „Konto / Kostenstelle / Kostenträger" und zu welchem Umsatztyp der Betrag (bei Response-Ereignis) gebucht wird. Für RSB-Ereignisse definiert die Zusage für welche das Ereignis definiert ist (zum Beispiel Mitgliedschaft oder Patenschaft, etc.), ob es sich um ein Ereignis für den Individual-Bereich (Projekt) handelt, ab wann und bis wann das Ereignis gültig ist.

Zu jedem Ereignis wird im Ereigniskopf auch die Anzahl Adressen, welche von der Organisation etwas erhalten haben (Initial-Ereignis), die Reagierer (Response-Ereignis), die Anzahl negativer Reaktionen (Refusé-Ereignis), sowie die evtl. erzielten Spenden- oder Kaufsummen festgehalten.

2.1.1 Ereigniskopf erfassen

Bei der Erfassung des Ereignisses muss man zuerst die entsprechende Ereignissituation wählen und dann sind je nach Situation konkrete Felder für Eingaben aktiviert. Neben Name und Beschreibung kann man das Ereignis mit einem Projekt und Mandanten verknüpfen, die Kontierung definieren („Konto / Kostenstelle / Kostenträger"), den Umsatztyp und die zeitliche Gültigkeit definieren (Initialdatum, gültig bis). Für das RSB Ereignis (Ereignis für Mitgliedschaften) kann man noch Zusage, Zusagentyp und Jahr definieren.

reignis-kopf-erfassen.png

2.2 Ereignispositionen

Zum Ereignis in der Stammtabelle kann man auch Ereignispositionen definieren, die für eine feinere Einteilung verwendet werden, um verschiedene Zielgruppen zu unterscheiden (zum Beispiel separate Positionen für Privatspenden, Firmen, Kantone oder Kirchgemeinden). Die Position „00" wird von funtrade automatisch definiert und sollte nicht gelöscht werden.

In der Produktion wird beim Verknüpfen der Ereignisse die Position immer mitgespeichert. Beim Export wird dann diese Position gesucht und in die Referenznummer bzw. den QR-Code des Einzahlungsscheins integriert. Bei einem Zahlungseingang kann deshalb der Response auf die richtige Person und Gruppe verbucht werden.

Für jede Position kann man auch eine andere Kontierung (als im Ereignis als Standard definiert ist) wählen. Dies kann man im Reiter „Kontierung" anschauen.

Bei den Ereignispositionen sind auch grundlegende Statistiken sichtbar (Anzahl Initial- / Refusé- / Response-Ereignisse, Wert von Response-Ereignissen und den Response pro Adresse).

2.3 Ereignismerkmale

Ereignisse und Ereignispositionen können mit Merkmalen (im Zusammenhang mit Ereignissen auch „Attribute" genannt) ergänzt werden. Die Merkmale enthalten zusätzliche Informationen zu den Ereignissen oder dienen als Selektionshilfe für Auswertungen.

Bei Filter oder Verdankungen kann man definieren, dass eine Verdankungsposition für Ereignisse mit bestimmtem Ereignismerkmal (zum Beispiel: 15: Ereignismerkmal: SpendeFuerAfrika Wert: ) gelten soll. Dann müssen wir solche Verdankungspositionen nicht jedes Jahr um ein neues Ereignis ergänzen, sondern nur beim neuen Ereignis das Ereignismerkmal erfassen)

2.4 Personen zu Ereignis

Da sehen wir die Daten von PE, die mit „Ereignis / Position" verbunden sind.

2.5 Ereigniskosten

Für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Kampagnen, sowie von Einzeladressen, ist es erforderlich, dass die Kosten von Ereignissen den Einnahmen gegenübergestellt werden können. In dieser Tabelle werden die kumulierten Kosten der einzelnen Ereignisse angezeigt.

2.6 Texte

„Texte" erlaubt uns in den personalisierten Dokumenten verschiedene Texte für Ereignisse oder Ereignispositionen zu benutzen.

2.7 Kontierung

Kontierung enthält die Definition von „Konto / Kostenstelle / Kostenträger" für einzelne Ereignispositionen. Diese gilt nur für Spendenereignisse mit Ereignissituation, wo eine Kontierung vorgesehen ist, zum Beispiel bei Spenden, Zusagen.

2.8 Weiterleitungen

„Weiterleitung" definiert was passiert, wenn eine Zahlung zum Ereignis kommt. Wir können zum Beispiel bei einem Ereignis für einen Zusagenbeitrag (RSB) folgendes definieren: Wenn der Betrag grösser als eine bestimmte Summe ist, wird der Wert, der über dieser Summe liegt, als Spende zu einer Person gebucht. Zum Beispiel: Wenn die Summe der Zahlungen 70 ist, werden 50 als Zusagenbeitrag (RSB) und 20 als Spende (RSS) mit einem andern Ereignis gebucht.

2.9 Detail

Hier sind detaillierte Informationen zu eigenen Positionen abgebildet, zum Beispiel Anzahl PE; Betrag PE nach Ereignisstatus; wie viele Personen in % bezahlt haben, usw.).

3 Personenereignisse (PE)

Alle Personenereignisse sind im Menü „Personen / Personen" im Tab „Ereignisse" ersichtlich.

PE zeigen alle Aktivitäten von Personen oder des gesamten Personenkreises (zum Beispiel eines Haushalts) mit dem Datum der Aktivität und allenfalls auch mit dem Betrag, der mit der Aktivität verbunden ist.

Bei Personenereignissen ist auch der Ereignisstatus wichtig. Im funtrade sind mehrere „Ereignisstatus" möglich, zum Beispiel:

Initial (I) - funtrade hat eine Aktivität initialisiert, zum Beispiel wenn eine Person ein Mailing erhalten hat (personalisierte Dokument per Post oder E-Mail)
Response (R) – Eine Person hat positiv auf das Mailing reagiert und hat eine Spende bezahlt – hier wird auch der gezahlte Betrag angezeigt
Verdankung (C) – funtrade hat die Spende verdankt und ein personalisiertes Dokument an diese Person geschickt
Refusé (X) – Dieser Status kann weiter nach verschiedenen Gründen („Kategorie") aufgeteilt werden, zum Beispiel:
- „Unzustellbar": die Personenadresse war falsch und das personalisierte Dokument konnte nicht zugestellt werden
- „Verweigert": die Person hat gesagt, sie will keine solche Post/E-mails mehr bekommen
- „Nicht-Reagierer" funtrade hat zum Beispiel fünf Mailings an die Person geschickt und es ist keine Reaktion erfolgt

Alle definierten „Ereignisstatus" kann man in der Tabelle im Menü „System / Tabellen / Ereignisstatus" sehen.

Personenereignisse kann man manuell bei der Person erfassen (nicht für alle "Ereignisstatus" möglich), oder sie können im „Filter / Filterverknüpfungen" oder „Segmentierung / Segmentereignisse" definiert werden und per Knopfdruck dann bei mehreren Personen auf einmal erfasst werden.

Personenereignisse werden meistens automatisch erfasst, zum Beispiel bei Mailing-Versänden, Fakturierungen, Zahlungseingängen, wenn eine Zahlung verdankt wird oder wenn die Person an einer Veranstaltung teilnimmt.

Es gibt noch andere Stellen wo definiert werden kann, dass ein Ereignis erfasst werden soll (zum Beispiel beim Adressimport), oder wo das Ereignis automatisch erfasst wird (zum Beispiel bei „Jährliche Austritte für Zusage").

Zusätzlich zu den eigenen Ereignissen der aktuellen Person werden auch die Ereignisse von Personen aus dem Haushalt angezeigt (Wert „Haushalt" in der Spalte „Bezug") und auch die Zahlungsereignisse von Drittzahlern (Wert „Beschenkter" oder „Drittzahler" in der Spalte „Bezug").

Neben den Ereignissen werden in dieser Ansicht auch Aktionen angezeigt (gelb eingefärbt) und die Veranstaltungsaktionen (lila eingefärbt).

3.1 Personenereignis erfassen

Personenereignisse können im Kontextmenü unter „Ereignisse" mit „Neu erfassen" erstellt werden. Im Dialog-Fenster können weitere Parameter für das Ereignis definiert werden.

3.2 Ereignis-Refusé erfassen

Dies ist eine Funktion im Kontextmenü der Ereignisse mit der man ein Refusé-Ereignis erfassen kann (nur bei Initial- oder Verdankungs-Ereignissen möglich), mit manueller Eingabe von Ereignisstatus, Adresse und Refusé-Datum.

Im Dialog-Fenster können weitere Parameter für das Refusé-Ereignis eingegeben werden. Die Werte „Person", „Ereignis" und „Ereignisposition" sind mit dem aktuellen Ereignis vorgefüllt.

3.3 Ereignis-Response erfassen

Dies ist eine Funktion im Kontextmenü der Ereignisse mit der man ein nicht-monetäres Response-Ereignis erfassen kann (zum Beispiel die Rücksendung eines ausgefüllten Fragebogens) – unter folgenden Bedingungen:

das Ausgangsereignis muss den Status „Initial" haben
das Ausgangsereignis muss in der Stammtabelle mit der Situation "RDI" erfasst sein

Es kommt ein Dialog, wo man weitere Parameter für das Response-Ereignis eingeben kann. Die Werte sind mit dem aktuellen Ereignis vorgefüllt.

4 Filterbedingungen für Ereignisse

Wichtige Eigenschaft von Ereignissen ist auch, dass viele Filterbedingungen existieren, nach welchen die Personen selektiert werden können, zum Beispiel:

22: Ereignis: {1} Typ: {2} Kategorie: {3} Datum: {4} - {5} Kanal: {6}

23: Response-Ereignis: {1} Position: {2} Wert: {3} – {4}

55: Ereignis mit Typ: {1} Kategorie: {2} Datum: {3} - {4} Kanal: {5}

76: Response-Ereignissituation: {1} Anzahl: {2} - {3} Datum: {4} – {5}

119: Response-Ereignis mit Umsatztyp: {1}, Datum: {2} - {3}, Wert: {4} – {5}

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5 Exportfelder für Ereignisse

Es existieren auch viele Exportfelder für Exportformate mit denen man die Daten von Personenereignissen exportieren kann, zum Beispiel:

103: Ereignis – ID

96: Ereignis – Kanal

100: Ereignis – Projekt

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