2. Anlassspenden
Unter Anlasssspenden wird die Situation verstanden, wenn zu bestimmten Anlässen auf Geschenke oder ähnliches zu Gunsten von Spenden an eine gemeinnützige Organisation verzichtet wird. Typische Beispiele sind Spenden anstatt Kränze bei Beerdigungen (Kranzspenden), Spenden anstatt Geschenke bei Geburtstagen, Hochzeit etc.
Zur Abwicklung von Anlassspenden sind folgende Schritte notwendig:
Prozedur 2.3. Anlassspenden
Ereignis definieren
ARENAE empfiehlt ein "Basis-Ereignis" für Anlassspenden zu definieren und in dessen Ereignispositionen die entsprechenden Anlässe abzubilden. Anlassspenden referenzieren immer auf Ereignispositionen. Das bedeuted, dass für jeden Anlass eine separate Ereignisposition zu definieren ist. Auf diese Ereignisposition werden dann die Responses verbucht. Idealerweise sollte die Beschreibung der Ereignisposition nach dem entsprechenden Anlass resp. der betroffenen Person eingetragen werden. z.B. "Müller, Melanie". Die Ereignisposition kann direkt beim Anlass erfasst werden.
Anlass erfassen
Für die Erfassung siehe Anlass.
Beteiligte Personen erfassen
Es kann, neben der Kontaktperson, eine beliebige Anzahl von Beteiligten erfasst werden. Die Erfassung erfolgt in der Tabelle Beteiligte, worin beliebige Rollen, wie z.B. der "Bräutigam" oder die"Braut" zu einem Hochzeit zugordnet werden können.
Verdankungen auf Anlassspenden
Verdankungen können wahlweise entweder über die normale Verdankungsstruktur durchgeführt werden, oder direkt über die Anlassstruktur.
Tipp
Der Vorteil über die normale Verdankungsstruktur ist, dass der Standard-Verdankungsprozess genutzt werden kann. Beim Verdanken über die Anlassstruktur ist die Übersicht besser, der Prozess muss aber, unabhängig vom Standard-Verdankungfslauf, manuell ausfgeführt werden.
Spenderliste erstellen
Alle Spenden werden in der Spenderliste angzeigt. Diese kann mit unterschiedlichem Inhalt (mit/ohne Betrag, mit/ohne Adressen) für verschiedene Anwendungsfälle gedruckt werden.
2.1. Verdankungen
Wie verdankt man die Spenden auf einen Anlass? Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
2.1.1. Verdankung über den normalen Verdankungsprozess (Verdankungs-Steuertabelle)
Spenden auf Anlässe sind zunächst einmal ganz normale Spenden und können auch in der normalen Verdankung behandelt werden. Meist will man das aber nicht, man möchte die Spenden über die Kontaktperson verdanken oder mindestens bei der Verdankung mehr auf den Anlass eingehen.
2.1.2. Verdankung direkt beim Anlass
Beim Anlass kann man eine Verdankung auslösen, die für jeden noch nicht verdankten Spenden-Response einen speziellen Dokumentensatz erstellt oder auch nur mit einem Exportformat die Rohdaten exportiert.
Wenn man "Verdanken an Spender" einstellt, erhält jeder Spender eine individuelle Verdanung. Wenn hingegen "Verdanken an Kontaktperson" aktiv ist, gibt es eine Verdankung an die Kontaktperson mit dem Totalbetrag. Einem solchen Schreiben kann man eine Spenderliste beilegen.