Einführung

1. Historie

Die erste Version des Mittelbeschaffungssystems für Non Profit-Organisationen wurde 1992 entwickelt. In die aktuelle Version sind die jeweils jüngsten Erfahrungen im Bereich des Fundraising eingeflossen wie auch neue technische Möglichkeiten.

funtrade stellt den einzelnen Spender bzw. Kunden der Organisation in den Mittelpunkt. Es unterstützt jede denkbare Form, in der Sie mit Ihren Spendern in Verbindung treten, um sie für die Anliegen Ihrer Organisation zu gewinnen – von der Planung, Produktion, Verarbeitung des Rücklaufs bis zur Auswertung jeder Interaktion.

Alle Interaktionen mit ihren Spendern, Kunden, Interessenten, Sympathisanten, Prospects, Aktivisten, Jugendlichen, Informationsbezügern, Mitgliedern, Käufern, Internet-Besuchern, Gemeinden, Grossspendern, Kursteilnehmern, Paten, Petitionsunterzeichnern, Schulen, etc. lassen sich auswerten und für die Planung Ihrer künftigen Aktivitäten nutzen.

Das Paket unterstützt alle bekannten kollektiven und individuellen Fundraising- und Marketing-Techniken, von den verschiedensten Formen des Direct Mail bis zu Gesuchstellungen an Stiftungen und Behörden.

• adressierte Spendenaufrufe
• Akquisitionsmailings für Mitgliedschaften, Patenschaften, Abonnemente
• Verkaufsmailings, Versandhandel bzw. Merchandising, Gutscheine
• E-Mail-Marketing, Integration von Verkauf über Internet (E-Commerce)
• kombinierte Spenden- und Verkaufsmailings
• Ladenverkauf, Verkauf über Wiederverkäufer bzw. regionale Verkaufsstellen
• Anlass-Spenden („Spenden statt Geschenke“)
• Mitgliedschaften, Patenschaften oder Abonnemente schenken
• Telefonmarketing, Standaktionen, SMS-Spenden
• Benefizveranstaltungen, Tagungen, Schulungen, Workshops
• Freiwilligenarbeit, Sektionen oder Ortsgruppen verwalten
• Gesuchstellungen, Kontaktpflege Major Donors, Sponsoring, Legate-Akquisition
• Spendenbestätigungen, Verdankungen auch per E-Mail etc.
• Web-Anbindung

2. Funktionen

2.1. Personenverwaltung

In der Personenverwaltung werden alle Kontakte gepflegt. Neben den allgemeinen Adressinformationen hält funtrade die Ereignis­geschichte der Person fest: Für jeden Kontakt einer Person mit der NPO wird ein entsprechendes Ereignis erfasst. Die konsequente Verwendung der Ereignisstruktur erzeugt die lückenlose Geschichtsschreibung, die für zeitgemässe Fundraising- und Marketingaktivitäten unerlässlich ist. Der Adressstamm verfügt über einen eingebauten Dubletten-Kontrollmechanismus zur Vermeidung von doppelt erfassten Adressen, eine Abbildung von frei definierbaren Adressgruppen (z.B. Haushalten) und eine Schnittstelle zur Pflege der Adressdaten mit Adresspflegeverfahren der Schweizerischen Post, Crif oder Multisource. Zusätzlich erleichtert die Integration von Twixtel die Adresssuche und -übernahme.

2.2. Filter, Fremddatenbanken

Eine eigens dafür entwickelte Filtersprache mit vorformulierten Abfragesätzen erlaubt es Fundraisern und Marketingfachleuten, auch ohne Kenntnisse einer Datenbank-Abfragesprache wie SQL, komplexe Selektionen und Segmentierungen unter Berücksichtigung aller relevanten Ereignisinformationen durchzuführen. “Negative” Ereignisse wie Rücksendungen oder Annahmeverweigerungen können automatisch erfasst werden; durch parametrisierbare Adresssperren werden Fehlsendungen vermieden. Das Paket enthält ein Modul zur Verwaltung von eingekauften bzw. gemieteten Fremdadressen mit den zugehörigen Abgleichs-programmen.

2.3. Mitglieder- oder Zusagenverwaltung

Regelmässig zugesagte Gelder (wie Patenschaften, Mitgliedschaften etc.) lassen sich mit dem Zusagenmodul von funtrade verwalten. Selbstverständlich unterstützt funtrade auch Paynet, Kreditkartenzahlungen und das Inkasso über die gängigen Lastschriftverfahren (LSV, Debit Direct).

2.4. Projektfinanzierung

Hier werden auch langfristig angelegte Projekte mit ihren Finanzierungszielen pro Periode verwaltet. Anhand der dazugehörigen Aktionen sieht man, welche Kontakte für die Finanzierung angefragt wurden und zu- oder halt abgesagt haben. Die Dokumentenablage auf den Aktionen und eine integrierte Terminverwaltung optimieren das Arbeiten für Individualfundraiser.

2.5. Nachlassverwaltung

Nachlässe, wie Erbschaften, Legate werden mit allen wichtigen Informationen erfasst und gepflegt. Über die Aktionen werden die einzelnen Kontakte dokumentiert und die Zuordnung zu Personen und Projekten sichergestellt.

2.6. Versandhandel

Das Versandhandelsmodul in funtrade besteht aus einer Artikelverwaltung und einer Auftragsverwaltung. In der Artikelverwaltung werden Artikel, Lieferanten-Daten, Lieferkonditionen, Lagerpartien und Lagerorte gepflegt. Die Auftragsverwaltung beinhaltet die Auftragserfassung, Fakturierung und den Versand der Waren (Rüstscheine, Lieferscheine). Neben den üblichen Versandaufträgen können auch Abonnemente, Geschenkbons und andere Services verwaltet werden. Integriert ist ein Avisierungsmodul (parametrisierbare automatische Benachrichtigung u.a. über die Lieferbarkeit) und ein Modul zur effizienten Erfassung von Retouren.

2.7. Debitorenverwaltung

funtrade umfasst eine integrierte Debitorenbuchhaltung mit bis zu drei Buchungsebenen (Konto, Kostenstelle und Kostenträger), eine Voraussetzung für eine detaillierte Kostenrechnung. Beim automatischen Einlesen von Zahlungsdaten lassen sich diverse Dateiformate verwenden (auch das neue ISO 20022-Format). Zusätzlich ist die Verarbeitung von roten ES mittels EGA-Vplus der Schweizerischen Post integriert. Das flexible Mahnsystem kann zwischen “harten” und “weichen” Forderungen unterscheiden und auch die Geschichte des Kunden (sein bisheriges Verhalten als Käufer, Mitglied oder Spender) bei der Wahl der Mahnstufe bzw. des Mahnungstextes berücksichtigen. Zu den bekanntesten Standard-Finanzbuchhaltungen wie Abacus oder Navision stehen Schnittstellen zur Verfügung. Schnittstellen zu weiteren Programmen werden auf Wunsch erstellt.

2.8. Auswertungen, Statistiken

funtrade stellt für alle Datenbereiche eine Vielzahl eingebauter Statistiken und Auswertungen zur Verfügung, die eine schnelle Abfrage und Darstellung der wichtigsten Geschäftsdaten liefert. Die wichtigsten Kennzahlen wie aktueller Umsatz pro Aktion und Zielgruppe, Response- oder Rücksendequoten oder ROI sind immer aktuell und deshalb ohne Wartezeit sichtbar. Für weitergehende Anforderungen ist auch eine Anbindung an ein Datawarehouse (SQL-Server) möglich.

2.9. Anbindung ans Internet

Die “FunTrade Markup Language” oder FTML, ein von Arenae Consulting AG entwickeltes Datenaustauschformat, ermöglicht den Informationsaustausch zwischen funtrade und Website-Applikationen der Kunden. FTML entspricht dem W3C-Standard für XML, der bekannten Meta-Markup-Sprache für Textdokumente. funtrade bietet die Möglichkeit einer Überprüfung und Nachbearbeitung der FTML-Daten, bevor diese in das System übernommen werden. Im Fall einer erfolglosen automatischen Verarbeitung können sie manuell bearbeitet oder abgewiesen werden. Mit der sogenannten Backend Integration lässt sich funtrade auch direkt ans Web anbinden, so dass Interaktionen in Echtzeit möglich sind.

2.10. Architektur

Die Basisapplikation, die die Business Logik und Datenbank enthält, wird um einen Layer mit Web Services erweitert. Diese Services können von den Clients und auch von anderen Systemen genutzt werden.

2.11. Datenbank

funtrade ist auf der Basis von Progress aufgebaut. Progress ist eine ausserordentlich stabile Datenbank, die auch unter grosser Last keine Probleme zeigt. Bekannt ist die Progress-Datenbank vor allem wegen ihrer guten Performance und tiefen Total Cost of Ownership. Progress ist für diverse Unix-Versionen, Linux und MS Windows erhältlich. Wir empfehlen aus Performance-, Skalierbarkeits- und Stabilitätsgründen, den Server mit einem Unix-Betriebssystem oder mit Linux zu betreiben.

2.12. Client

Die Client-Applikation ist eine Java-Anwendung basierend auf der Eclipse Rich Client Plattform. Unterstützte Betriebssysteme sind Windows ab Version 7 sowie Linux und macOS.

3. funtrade – Module

funtrade lässt sich nach den Bedürfnissen des Kunden modular zusammenstellen. Die Module Personenverwaltung und Buchhaltung bilden das Basismodul (Kernmodul) von funtrade und müssen daher in jeder Konfiguration enthalten sein. Die weiteren Module können optional integriert werden.

3.1. Personenverwaltung (Basismodul)

Im Basismodul Personenverwaltung wird der Adressstamm mit allen verknüpften Bewegungs- und historischen Daten gepflegt. Das Modul umfasst Funktionen und Features wie Filter erstellen für Adressselektionen, Segmentierungen, Dublettenbereinigung mit Zusammenführung der Daten zu den doppelt erfassten Adressen, Versand von Verdankungen und Publikationen. In der Basis sind auch die gesamten Post-Stammdaten enthalten (Strassen- und PLZ Stamm) sowie Twixtel integriert.

3.2. Datenpflege

In diesem Modul sind die Bereinigungsfunktionen zusammengefasst: Bereinigung der Telekommunikationsdaten (E-Mail Adressen, Telefonnummern), Bereinigungen mit externen Quellen, Offizielle Adressänderungen, Datenabgleiche der Post, Crif und Multisource.

3.3. Zusagenverwaltung

Alle Funktionen für die Verwaltung von Zusagen (Mitglieder, Paten) mit der Publikationssteuerung, der Zusagenfakturierung über VESR, Kreditkarten, LSV und DD bilden das Zusagenmodul.

3.4. Individual-Marketing

Mit dem Modul Individual-Marketing lassen sich detaillierte Informationen über Grossgönner verwalten. Dazu gehören frei definierbare Beziehungen, Zusatzfelder und Kontakteinträge mit der Möglichkeit, Freitext und/oder Anhänge (z.B. Word-Dokumente) zu speichern sowie eine integrierte Terminverwaltung. Über Projekte und Aktionen lassen sich Prozesse rund um das projektbezogene Fundraising steuern.

3.5. Nachlass

Dieses Modul ist optimiert für die Erfassung und Betreuung von Legaten. Erfassung von Erblasser und Willensvollstrecker und beliebigen weiteren beteiligte Personen. Verknüpfung zu Projekten bei zweckgebundenen Spenden.

3.6. Fremdadressen

Mit dem Modul Fremdadressen werden zugemietete Adressen verwaltet. Als Besonderheit unterstützt funtrade den Adressabgleich von Fremdadressen. Die Organisation kann damit Fremdadressen einsetzen, ohne die eigenen Adressen an Dritte herauszugeben.

3.7. Verkauf und Logistik

Das Modul Versandhandel umfasst die ganze Verarbeitungskette: Lieferanten, Bestellungen, Lagerverwaltung, Inventur, Kundenaufträge, Fakturierung inkl. ESR, Avisierungssystem (Rückstandsmeldungen, etc.), Teillieferungen, Vorauszahlungen, Retourenverarbeitung, differenziertes Mahnwesen (Sperrmerkmale für schlechte Zahler etc.)

3.8. Veranstaltungen

Das Modul Veranstaltungen dient der Prozessunterstützung bei der Organisation, Durchführung und Abrechnung von Veranstaltungen (Events). Nach der Erfassung der Veranstaltungsdaten können die Interessenten bzw. Teilnehmer erfasst, verwaltet und Fakturen verschickt werden. Vorauszahlungen sowie Drittzahler werden in diesem Modul ebenfalls unterstützt.

3.9. Schnittstelle FTML

funtrade erlaubt die Anbindung eines externen E-Commerce Systems mit einer eigens dafür geschaffenen Schnittstelle FTML. FTML steht für FunTrade Markup Language, sie ermöglicht es, Daten von (und nach) einer Website zu übermitteln.

3.10. funtradeWEB

funtradeWEB bietet einen Grossteil der funtrade Funktionalität für einen Web Browser an. Damit können Benutzer ohne Installation eines funtrade Clients arbeiten.

3.11. Backend Integration

Unter Backend Integration wird die direkte online-Anbindung von Web-Applikationen an funtrade verstanden. Es lassen sich damit Interaktionen realisieren: Der Kunde sieht in einem Shop die Verfügbarkeiten von Artikeln, Spender können ihre Spendengeschichte anschauen, eingehende Spenden werden in Echtzeit per E-Mail verdankt etc.

3.12. Document Output

Mit dem PDF und E-Mail Output generiert funtrade selbst hochwertige Ausgaben in den meisten Bereichen: Verdankungen, Rechnungen, Spendeneinzahlungsscheine, Paten-Begrüssung-en etc. wahlweise auch als E-Mail Nachrichten. Im Printbereich kann die laufende Produktion von kleineren Mailing-Auflagen weitgehend automatisiert werden. Das Modul unterstützt auch die Produktion von Dokumenten-Sätzen und ESR-Büchlein.

3.13. Datawarehouse

Die Anbindung von funtrade an ein Datawarehouse (SQL Server) erlaubt schnell und praktisch umfangreiche Auswertungen über mehrere Dimensionen. Arenae Consulting AG hat bereits mehrere OLAP-Cubes für die Bereiche Adressen, Verkauf, Ereignisse und Mitglieder integriert. Die Dienstleistungen umfassen die Konzeption, Installation, Schulung und auf Wunsch auch den Unterhalt der Cubes.

4. Lizenzierungs- und Preismodell

funtrade kann lizenziert oder in Rahmen von SaaS (Software as a Service) eingesetzt werden.

4.1. Lizenzierung

Mit der Lizenzierung wird mit den einmaligen Lizenzkosten das zeitlich unbegrenzte Nutzungsrecht der aktuellen Version, einschliesslich Dokumentation und der im Wartungsvertrag aufgeführten pauschalen Dienstleistungen während dem ersten Betriebsjahr abgegolten.

Die Lizenzkosten richten sich grundsätzlich:

• nach der Menge der sog. aktiven Adressen (Adressen mit Umsatz in den letzten drei Jahren),
• nach der Anzahl der installierten Module und
• nach der Anzahl Benutzer/innen.

4.2. SaaS

Beim Software as a Service wird funtrade als Remote-Applikation genutzt. Unter SaaS wird folgendes verstanden. Der Kunde erhält via Internet mittels einer sicheren Verbindung (VPN -Virtual Private Network) Zugriff auf seine Kundendaten, die bei Arenae Consulting AG gehostet werden. Der Vorteil dieser Lösung ist, dass keine eigene IT-Infrastruktur benötigt wird (lediglich einen Internetzugang) und die Lizenzkosten in Zahlungsraten aufgeteilt sind. Die Mindestlaufzeit beträgt ein Jahr.