13. Vorauszahlungsaufträge

13.1. Beschrieb

In funtrade werden Aufträge mit Vorauszahlung wie folgt erfasst:

1. Die Vorauszahlungsaufforderung wird durch den Erfasser im Auftragskopf festgehalten, indem im Feld Vorauszahlung auf ja gesetzt wird

   Der Erfasser kann einen bestimmten Betrag zur Vorauszahlung festlegen oder dieses Feld mit dem Wert „0.00“ belassen. In letzterem Falle wird der ganze Rechnungsbetrag als Vorauszahlung eingefordert

2. Das System reserviert die Artikel oder setzt den Status vorreserviert in den Auftragspositionen

3. Bei der Erstfakturierung erstellt das System einen WBS mit speziellem ESR, auf dem der Vorauszahlungsbetrag druckt wird (Aufforderung zur Vorauszahlung). Dass eine Erstfakturierung stattgefunden hat, sieht man an den Stati in den Auftragspositionen, die von reserviert (oder "vorreserviert") auf Vorauszahlung, reserviert (oder "vorreserviert") gesetzt werden.

   Wichtig

   Auch vorreservierte Artikel werden in Rechnung gestellt, was nach Zahlungseingang und späterer Absage von Artikeln zu Guthaben führt.

   Die Ware wird noch nicht geliefert, verbleibt also im Lager reserviert bzw. vorreserviert

4. Bei Zahlungseingang setzt das System den Vorauszahlungsstatus automatisch auf ist bezahlt

   Es kann nun geschehen, dass der Kunde die Ware umgehend möchte, seine Einzahlung auch belegen kann, die Zahlung im System aber noch nicht vermerkt wurde. Dazu kann die Vorauszahlungsaufforderung manuell quittiert werden, indem der Vorauszahlungsstatus manuell auf ist bezahlt geändert wird.

   Dies ist erst nach der Erstfakturierung möglich (das System kontrolliert also, ob überhaupt bereits eine Vorauszahlungsaufforderung an den Kunden versandt wurde).

5. Bei der nächsten Fakturierung (nach der automatischen oder manuellen Änderung des Vorauszahlungsstatus im Auftrag) wird ein zweiter WBS gedruckt, der die Lieferung ermöglicht, und im Text und auf dem ESR wird der bereits erhaltene Vorauszahlungsbetrag berücksichtigt (eigentliche Fakturierung)

13.2. Ändern eines Auftrags nach Fakturierung (Zweitfakturierung)

Eine Änderung des Vorauszahlungs-Status ist nicht mehr möglich, da der Auftrag korrekt abgewickelt wurde.

13.3. Vorauszahlungsauftrag rückgängig machen

Die Funktion Vorauszahlungsauftrag stornieren dient der Bereinigung von Vorauszahlungsaufträgen ohne Zahlungseingang.

13.4. Vorauszahlung einbuchen (Beispiel)

Vorauszahlungsaufforderungen sind keine eigentlich einforderbaren Debitoren, werden in den Offenen Posten aber dennoch aufgeführt, um die Aufforderung zur Vorauszahlung als Pro Memoria-Posten beim Kunden zu führen. (Analoges gilt auch für fakturierte Zusagen).

Geht eine Zahlung ein (manuell oder über automatische Buchungen), werden im System eine Reihe von Buchungen durchgeführt, die in den Offenen Posten ersichtlich sind. Konkret:

• storniert das System den Vorauszahlungsposten (Buchungszeile vom Typ V) mit einer Buchungszeile vom Typ VS. Damit wird der Pro Memoria-Posten ausgeglichen.

• erfasst das System eine Zahlung, welche mit einer Gegenbuchung vom Typ GS ausgeglichen wird

• erfasst das System ein freies Guthaben beim Kunden (dieses wird mit dem nächsten, zu fakturierenden Auftrag verrechnet)