4. Buchungsexport (in Finanzbuchhaltung)
Für den Export in ein externes Finanzbuchhaltungssystem werden die Einzelbuchungen "aggregiert". Die Aggregierung führt die im System vorhandenen Einzelbuchungen zusammen, so dass sie in kumulierter Form, als Datei, an die Finanzbuchhaltung übergeben werden können. Die Daten/Beträge in den Einzelbuchungen werden pro Kombination Typ/ Zeiteinheit (Tag/Monat/Jahr)/ Mandant /Konto-Kostenstelle-Kostenträger zu einer aggregierten Buchung zusammengefasst. Die aggregierten Buchungen tragen standardmässig keine Informationen bezüglich Ereignissen, Projekten oder Fakturanummern. Das Export-Programm stellt sicher, dass jede Buchung nur 1-mal an die Finanzbuchhaltung übergeben wird. Zu diesem Zweck werden aggregierte Buchungen mit einer Journalnummer, die pro Aggregierungsjob vergeben wird, versehen. Über eine Belegnummer können Einzelbuchungen der Aggregierten Buchung zugeordnet werden.
Ablauf, vereinfacht (mit reduzierten Daten, z.B. ohne Kostenstelllen):
Aggregierte Buchungen. Pro Typ, Zeiteinheit, Mandant und Kontierung wird eine Aggregierte Buchung erstellt. Diese zusammengefassten Buchungen sind die Basis für die Exportdatei:
Einzelbuchungen nach der Aggregierung. Bei den Einzelbuchungen sind neu die Journal- und die Belegnummern eingetragen worden:
Das Format des Exportfiles ist abhängig vom Finanzbuchhaltungssystem der Organisation. In funtrade gibt es z.B. Standardexporte für Abacus oder Navision. Oft sind aber beim Einrichten kundenspezifische Anpassungen erforderlich. Das zur Anwendung kommende Format ist im Systemparameter „deba“ festgehalten.
4.1. Einzelbuchungen aggregieren und exportieren
Dies ist der Hauptprozess, der alle noch nicht aggregierten Einzelbuchungen der eingetragenen Periode sucht, daraus Aggregierte Buchungen erstellt und diese in ein File exportiert, das wiederum in ein externes Finanzbuchhaltungssystem importiert werden kann. Alle aggregierten Einzelbuchen erhalten eine Journalnummer und eine Belegnummer, womit eine eindeutige Zuordnung zum Job und zur Aggregierten Buchung möglich ist.
Vor dem Start:
sicherstellen, dass alle Buchungsexporte der Vorperiode abgeschlossen sind.
überprüfen, ob alle erforderlichen Buchungen der aktuellen Periode eingelesen worden sind.
Journal erfassen:
Unter Buchhaltung – Verarbeitungsläufe die View "Aggregierte Buchungen generieren" öffnen und im Frame Aggregierte Buchungen generieren einen neuen Datensatz eröffnen. Danach das Feld „Periode“ mit dem Bis-Datum des Buchungsexportes ausfüllen, den Mandanten eintragen und speichern.
Job starten:
Im Kontextmenü den Job "Aggregieren" aufrufen und starten.
Exportfile bereitstellen
Wenn der Job erfolgreich abgeschlossen ist (Status 6, „abgeschlossen“), kann das Exportfile mit dem Namen gem. Feld „Datei“ zum Import an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
4.2. Aggregierte Buchungen zurücksetzen
Das betreffende Journal wird wieder zurückgesetzt. Die aggregierten Buchungen werden gelöscht und die Einzelbuchungen können im nächsten Aggregierungslauf wieder berücksichtigt werden.
Vor dem Start:
Dieser Prozess kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!
Das Exportfile des zurückgesetzten Jobs sollte noch nicht in die Finanzbuchhaltung eingelesen worden sein, weil nach einer Neuproduktion die Belegnummern der aggregierten Buchungen nicht mehr mit dem „alten“ Export übereinstimmen werden. Ansonsten müssten auch die Buchungen in der Finanzbuchhaltung zurückgesetzt werden
Jobdialog öffnen:
Unter Buchhaltung – Verarbeitungsläufe die View "Aggregierte Buchungen" öffnen und im Frame Aggregierte Buchungen generieren mit rechter Maustaste die Funktion “Aggregierung rückgängig machen“ starten.
Journal auswählen:
Im Dialog die zurückzusetzende Journalnummer überprüfen und bei Bedarf überschrieben.Mit „OK“ den Job starten.
Job starten:
Mit „OK“ den Job starten.
4.2.1. Aggregierte Buchungen zurückverfolgen (Nachforschungen nach dem Export)
Nach einem Export in das Finanzbuchhaltungssystem kann über die Belegnummer die aggregierte Buchung jederzeit klar identifiziert werden. Weil bei jeder Einzelbuchung, die aggregiert worden ist, eine Belegnummer eingetragen ist, können die Einzelbuchungen jederzeit klar zugeordnet werden. Eine einfache und schnelle Methode zum Auffinden von aggregierten Buchungen ist die Suche in den Aggregierten Buchungen . Hier kann nach vielen Kriterien, wie z.B. Belegnummer, Konten, Buchungstyp usw. gesucht werden:
Wenn die aggregierte Buchung ausgewählt ist, werden auch die darin enthaltenen Einzelbuchungen angezeigt:
Mit den Detailinformationen aus den Einzelbuchungen (z.B. Adressnummer, Fakturanummer usw.) können weitere verknüpfte Daten (Ereignisse, Aufträge) gefunden werden.
4.2.2. Buchungsprotokoll
In diesem Protokoll werden die aggregierten Buchungen wahlweise pro Tag und/oder der Periode zusammengefasst. Die Tageszusammenfassung entspricht weitgehend der Ansicht der aggregierten Buchungen in funtrade. Das Protokoll wird im Kontextmenü, unter Protokoll drucken... erzeugt.