11. Daueraufträge
11.1. Beschreibung
Die Daueraufträge erlauben die Abwicklung von wiederkehrenden Aufträgen wie z.B. Kalender- oder Kaffee-Abonnements.
Es sind auch andere Beispiele möglich. Zum Beispiel der Kunde gratuliert seinem Bekannten oder Verwandten zu einem bestimmten Anlass (z.B. Geburtstag) mit einer Glückwunschkarte. Zusätzlich kann er ein Geschenk versenden. Die Organisation übernimmt für den Kunden die Überwachung der Termine, und je nach Dauerauftragsinhalt den Versand der Karte bzw. zusätzlich des Geschenkes an den Beschenkten. Ebenfalls möglich ist, dass der Kunde die Karte / das Geschenk rechtzeitig zugeschickt erhält, um noch eine persönliche Widmung anfügen zu können.
Die Daueraufträge ermöglichen die Erfassung / Pflege der notwendigen Daten und die Abwicklung der Lieferung bis hin zur Rechnungsstellung. Ebenfalls unterstützt wird die Auslieferung von Ware aus externen Lagern. Im Dauerauftragsteil werden im voraus die Lieferdaten und das gewählte Prozedere abgebildet, so dass die Lieferung termingerecht erfolgt. Der Kunde erhält lediglich die Rechnung.
Die Daueraufträge bestehen im wesentlichen aus 2 Teilen: In der Ansicht "Daueraufträge" können die Dauerauftragsdaten erfasst und gepflegt werden. In der Ansicht "Daueraufträge aufbereiten" werden die erfassten Daten verarbeitet und es kann die Rechnungsstellung ausgelöst werden.
Damit diese Integration in die normalen Aufträge überhaupt möglich ist, werden im Hintergrund "Standardaufträge" erfasst, welche in der Aufträgen auch angesehen werden können. Änderungen an den Dauerauftragsbedingungen, welche für die Zukunft Gültigkeit haben sollen, können aber nur innerhalb der Daueraufträge gemacht werden.
- Pfad:
Verkauf → Daueraufträge
11.3. Daueraufträge
11.3.1. Beschreibung
Das Fenster zum Erfassen der Daueraufträge ist dreigeteilt. Im oberen Teil (Dauerauftragskopf) stehen die Daten zum Auftraggeber und dem Dauerauftrag. Im mittleren Fensterbereich (Dauerauftragsposition) stehen die Grunddaten für jede einzelne Dauerauftragsposition, wobei die wichtigsten Informationen das Anlassdatum und die Lieferadresse sind. Im unteren Teil (auszuführende Positionen und ausgeführte Positionen) werden pro Dauerauftragsposition (d.h. pro Lieferadresse und Anlassdatum) die konkreten Dauerauftragsinhalte festgehalten, z.B. welcher Artikel die Lieferadresse erhält, bzw. erhalten hat.
11.4. Daueraufträge aufbereiten
11.4.1. Beschreibung
Mit dieser Funktion werden alle Daueraufträge im System daraufhin überprüft, ob sie ein Anlassdatum (= Dauerauftragsposition) im eingegebenen Zeitraum haben, das im laufenden Jahr noch nicht fakturiert wurde. Ist dies der Fall, wird die Dauerauftragsposition für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
- Pfad:
Verkauf → Verarbeitungsläufe → Daueraufträge aufbereiten Kontextmenü:Daueraufträge aufbereiten
11.5. Daueraufträge kontrollieren
Daueraufträge werden kontrolliert, um sicherzustellen, dass für die Auslieferungen der Daueraufträge in der nächsten Zukunft genügend Artikel an Lager sind. Die Auswertung listet alle Artikel für den gewählten Zeitraum und Dauerauftragsart auf und zeigt die benötigte Menge, verfügbare Menge und die Differenz.
- Pfad:
Verkauf → Verarbeitungsläufe → Daueraufträge aufbereiten Kontextmenü:Daueraufträge kontrollieren