Tutorial: Zusagen / Mitgliedschaften
Einleitung
In funtrade werden Mitgliedschaften sowie auch alle anderen wiederkehrenden Zahlungsversprechen als "Zusagen" bezeichnet. Beispiele für Zusagen sind: Fördermitgliedschaften, Gönnerschaften, Patenschaften, Aktiv- und Passivmitglieder.
Ergänzenden Dokumentation
Das Tutorial ergänzt die Dokumentation Zusagen
Benutzeroberfläche
Zusagen sind unter Personen/Tabellen/Zusagen zu finden. Im unteren Frame sind im Reiter «Zusagen-Beträge» die Standardbeträge pro Zusage aufgeführt. Der Betrag lässt sich manuell überschreiben.
funtrade unterstützt sowohl das manuelle Erfassen, das halbautomatische Erfassen sowie das vollautomatische Erfassen von Zusagen.
Schritt für Schritt
Unser Beispiel-Fall
Wir wollen für die spendenden Personen eine Möglichkeit haben, die neuen Zusagen mit dem Namen „MIT Fö“ und Typ „Gönner junior“ mit einem Standardbetrag von 500 CHF oder Typ „Gönner senior“ mit einem Standardbetrag von 2000 CHF einsetzen können. Was müssen wir alles tun?
Vorbereitung: Zusagensatz definieren
In der Tabelle „Zusagen“ (
Personen/Tabelle/Zusagen/Zusagen) ist es notwendig, einen neuen Satz zu definieren.Im TAB für „Zusagentypen“ erstellen wir neue Sätze für den Typ „Gönner junior“ mit einem Standardbetrag von 500 CHF und „Gönner senior“ mit einem Standardbetrag von 2000 CHF
Manuelle Erfassung
Wir möchten definieren, dass die Person 1030020 Zusager „MIT Fö“ Typ „Gönner senior“ ist.
Klick auf die rechte Maustaste öffnet ein Dialogfenster. Hier wählen Erfassen einer neuen Zusage
Es wird eine Zusagekarte mit dem Betrag 2000 CHF erfasst.
Halbautomatische Erfassung
Bei einer Zahlung z. B. für einen Mitgliederbeitrag wird eine Zusage automatisch erfasst. Die Zusage wird aufgrund des Ereignisses zur Zahlung übernommen. Warum halbautomatisch ? Die Zahlung auf das gewisse Ereignis wird manuell in funtrade erfasst.
Beispiel-Fall
Die Person 1030021 hat einen Brief, der im CRM-System generiert worden ist, erhalten, mit der Bitte, Zusager „MIT Fö“ Typ „Gönner senior“ zu werden. Mit dem Brief hat sie gleichzeitig eine QR-Rechnung erhalten, die sie bezahlt hat. Die Person hat noch keine Zusage-Karte „MIT Fö“.
Der User gibt diese Zahlung manuell in funtrade ein.
Wichtig dabei ist, das richtige Ereignis zu wählen.
Der Buchung ist somit das entsprechende Ereignis zugeordnet.
Für die Person 1030021 wird automatisch eine neue Zusage-Karte erstellt.
Die Zusage wird automatisch erfasst und unabhängig vom Zahlungsbetrag wird das Feld «bezahlt bis» aktualisiert.
Vollständig automatische Erfassung
Falls eine Schnittstelle eingerichtet ist, mit der Postfinance oder mit einem anderen Finanzdienstleister, können die Zahlungsinformationen im Format Camt54 automatisiert eingelesen werden.
Sofern die Referenzinformationen Namen und Adresse der spendenden Person sowie ein Ereignis zu einer Zusage enthalten und vom System eindeutig zuzuordnen sind, erfolgt die Erstellung einer Zusage zur betreffenden Person automatisch. Ebenso die nachgelagerten Prozesse z. B. die Verdankung.
Status «Z»
Wenn eine Person eine aktive Zusage hat, dann hat diese Person den Status «Z». Eine Person ohne aktive Zusage hat den Status «Z» nicht.
Zusage beenden – Austritt
Zusage ändern
Die Zusage lässt sich mit «gültig bis» definieren.
Wenn die Person ihr Zusage kündigt, wird dies im CRM -System wie folgt erledigt
- Zusagekarte ändern und “gültig bis” setzen
Kontextmenü und «Austritt» starten
Bei einer Person lässt sich eine aktive Zusage schliessen über «Austritt». Oder im Kontextmenu lässt sich «Austritt» bei der Zusagekarte wählen
Austritte für mehrere Personen nach verschiedenen Kriterien
Unter Personen/Verarbeitungsläufe/Zusagen/Jährliche Austritte lassen sich die Zusagen bei mehreren Personen bereinigen. Z.B. am Jahresende kann es sinnvoll sein, für Zusagen, deren Beiträge auch nach wiederholter Mahnung nicht bezahlt worden sind, Austritte zu erfassen.
Für die Austritte wird eine Zusagenfakturierung mit Fakturierungstyp "Austritte" erfasst. Dieser Prozess setzt die Austritte, wobei folgende Parameter zu berücksichtigen sind.
Austrittsdatum: z. B. Austritt erfolgt per 31.12.2024
Grenzdatum: Personen mit Zusagen, die noch gar nicht die Möglichkeit hatten, eine Zahlung für das laufende Jahr zu machen, können ausgeschlossen werden. Zusager mit Eintrittsdatum nach Grenzdatum werden nicht als Austretende erfasst.
Grenzjahr: Alle Zusagen, deren Eintrittsdatum vor dem einzugebenden "Grenzdatum" liegt und für die zugleich kein Beitrag für das hier einzugebende "Grenzjahr" eingegangen ist, werden als "ausgetreten" registriert und erhalten den Ausgetreten-Status "Ex".
Beispiel: Wenn Grenzdatum = 01.05.2024 und Grenzjahr = 2024 definiert ist, dann wird bei allen Personen, bei denen die Zusage vor dem 01.05.2024 aufgenommen wurde (Eintrittsdatum der Zusage) und die keinen Beitrag für das Jahr 2024 bezahlt haben, die Zusage als Ex-Zusage geführt. Solche die den Betrag für das Jahr 2015 nicht bezahlt haben, aber schon für das Jahr 2025 bezahlt haben, werden hingegen nicht berücksichtigt, resp. gelten als bezahlt und werden nicht als werden nicht als Austretende erfasst.
