6. Inventur
6.1. Beschreibung
6.1.1. Inventurprozess
Alle Arbeiten, welche im Zusammenhang mit der Inventur durchgeführt werden, sind an zentraler Stelle im System zusammengefasst. Die unterstützten Prozesse sind folgende:
- Planung der Inventur mittels "Erfassen eines Inventurauftrages"
- Erfassen der zu inventierenden Artikel (gesamtes Lager bzw. Teilsortiment gemäss Artikelfilter) inkl. Festlegen der gewünschten Sortierung (für den Ausdruck der Inventurlisten) im Auftragskopf
- Sperre der zu inventierenden Artikel (keine Artikelbewegungen mehr möglich, direkt mit dem Druck der Inventurlisten verbunden)
- Drucken der notwendigen Inventurlisten
- Manuelles, computergestütztes Erfassen der zurückgemeldeten Inventurergebnisse
- Drucken einer Differenzliste zur Kontrolle von Differenzen zwischen Soll- und Ist-Beständen
- (Überprüfen der Differenzen)
- Korrekturbuchungen der geprüften Differenzen aus der Differenzliste
- Automatisches Entsperren der Artikel für Artikelbewegungen nach der Durchführung der Korrekturbuchungen
6.1.2. Erfassen der zu inventierenden Artikel
Grundsätzlich können alle Artikel im Inventurauftrag aufgeführt werden, die für das gewählte Lager eröffnet sind (d.h. für die eine Partie erfasst wurde). Als Erfassungshilfe dient der Artikelfilter. Ohne Einschränkung im Artikelfilter werden sämtliche Artikel in die Inventurliste übernommen. Mit Einschränkung im Artikelfilter werden nur jene Artikel übernommen, welche dem Filter entsprechen. Das Programm erstellt also eine Liste der Artikel,
- die dem Filter entsprechen UND
- im Lagersortiment sind.
6.1.3. Buchungsdatum
Das Buchungsdatum für Inventurkorrekturen kann geändert werden. Damit können Buchungen nachträglich auf ein Stichdatum hin erfasst werden. Auch die automatische Korrekturbuchung unterstützt die Eingabe eines Stichdatums.
6.2. Inventur erfassen
6.2.1. Beschreibung Fenster Inventurauftrag
Das Fenster ist zweigeteilt: Im oberen Teilfenster werden allgemeine Daten zur Inventur gepflegt. Im unteren Teilfenster werden die zu inventierenden Artikel aufgeführt und im späteren Ablauf auch die Dateneingabe der Inventurergebnisse vorgenommen. Die Daten sind in der Reihenfolge der Eingabe erläutert.
Pfad: Lagerverwaltung → Inventur
gehezu suchen erfassen ändern löschen Verarbeiten Zoom Bereich druck
+---------------------------------- Inventur ----------------------------------+
| Job-Nr.: 01.01.2000 01 Inventur vom 05.01.2000 (freier Text) 26.12.1999 leh|
| SperDat: 01.01.2000 P-Typ.: \* Lager: 96,000,000 VDZC01 Lager Biel |
| BuchDat: 31.12.1999 Status: 1 erfasst, aber noch nicht verarbeitet |
| Sort...: Partie-Lagerplatz-Artikelnummer |
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------ Artikel zur Inventur ---------------------------+
| Artikel Artikelbezeichnung Ek-Preis Partie LPlatz Bestand gezählt S|
| ------- ----------------------- -------- ------ ------ ------- ------- -|
| 0651 Planer-Kalender 3.50 V 01 0 0 x|
| 0720 Adventskalender 7.20 V 01 0 0 x|
| 0740 Adventskarte D 01 0 0 x|
| 1002G V 01 7 0 x|
| 1002N 1 0 x|
| 1009G 0 0 x|
| 1009N 1 0 x|
| 1010G 0 0 x|
| 1010N Girarde, Schachtel 0 0 x|
| 10212N Van Gogh, Karte V 01 Biel 197 0 x|
+-------------------------------------------------------------------------+
6.2.2. Daten im Teilfenster "Inventur"
Job-Nr.: Datum, Laufnummer zur Identifikation des Auftrags im System. Systemvorschläge lediglich mit Enter bestätigen
(ohne Bez.) Bezeichnung der Inventur. Reines Textfeld, 41 Zeichen, alphanumerisch
P-Typ:
Partientyp. Eingabebeispiele: "*" = alle; "V" = verkaufbare Partien; "!V,*" = übrige zu inventierende Partientypen. Standardvorschlag ist * = alle
Lager: Personen-ID. Nach beendeter Eingabe erscheint zusätzlich der Name des Lagers
BuchDat: Buchungsdatum, zu dem allfällige Korrekturbuchungen ins System übernommen werden. Das Buchungsdatum kann z.B. rückwirkend auf 31.12. des Vorjahres gesetzt werden
Status: Statusinformationen, die direkt über den nächsten notwendigen / möglichen Schritt Auskunft geben
Sort.: Sortierung der Artikel auf der Inventurliste:
1 = Partie-Artikelnummer-Lagerplatz 1 = Partie-Artikelnummer-Lagerplatz
2 = Partie-Lagerplatz-Artikelnummer 2 = Partie-Lagerplatz-Artikelnummer
Anzeige: Anzeige:
SperDat: Sperrdatum: zu welchem Datum werden die in der Inventur vorkommenden Artikel im System für Verkäufe gesperrt (Nur Anzeige: wird mit der Funktion "Verarbeiten > Artikel sperren" aktiviert)
6.2.3. Funktionen im Teilfenster "Inventur"
gehezu: Suchen nach [Job-Nr.]
suchen: Suchen nach [Bezeichnung]
erfassen: Erfassen des Inventurauftrags mit allen oben beschriebenen Daten. Erfassen der Artikel siehe Artikel zur Inventur
ändern: Ändern des Inventurauftrags
löschen: Löschen des Inventurauftrags. Nur möglich, wenn noch keine Verarbeitung stattgefunden hat
Verarbeiten: Siehe im Detail Inventur verarbeiten
Zoom: Zeigt ein Übersichtsfenster der vorhandenen Inventuren
Bereich: Wechseln zwischen den Teilfenstern
druck: Drucken des Inventurauftrags inkl. Artikeldetails
6.2.4. Daten im Teilfenster "Artikel zur Inventur"
Artikel: Artikelnummer
Artikelbezeichnung: Artikelbezeichnung (deutsch) aus Artikelstamm
Ek-Preis: Einkaufspreis
PNr: Partiennummer
LPlatz: Lagerplatz
Bestand: Aktueller Bestand im System (Anzeige)
gezählt: Gezählte Werte (Erfassen der Zählungsergebnisse)
S: Status der Inventurposition
6.2.5. Funktionen im Teilfenster "Artikel zur Inventur"
Inventurpositionen via Filter erfassen
Sammelerfassung via Artikelfilter. Das Programm springt ins Fenster "Artikelfilter". Die Filterkriterien können nun angepasst und der Artikelfilter aktiviert (eingeschaltet) werden. Das Programm startet dann automatisch die Erfassung der Artikel im Inventurauftrag.
Nach einiger Zeit wird die automatische Erfassung beendet. Nun können ggf. Einzelartikel hinzugefügt oder gelöscht werden oder auch nochmals via Artikelfilter weitere Artikel hinzugefügt werden
Drucken des Inventurauftrags inkl. Artikeldetails. Mit dieser Funktion können Inventurlisten gedruckt werden, ohne dass die Artikel gesperrt werden
6.2.6. Statusinformationen
- erfasst, nicht verarbeitet, löschbar
- in Verarbeitung (nur technischer Status)
- Artikel gesperrt, Inventurliste wird gedruckt
- Inventurliste gedruckt
- Inventurergebnisse erfasst
- Differenzliste gedruckt
- Differenzliste bereinigt
- Korrekturbuchungen erledigt, Inventur abgeschlossen
6.3. Inventur verarbeiten
6.3.1. Beschreibung
"verarbeiten" kann aus beiden Teilfenstern heraus angewählt werden. Es wird ein Untermenü gezeigt, welches die einzelnen Arbeitsschritte umfasst. Anhand der Statuskontrolle stellt das System sicher, dass nur der jeweils nächste, logische Schritt eingeleitet werden kann. Die einzelnen Schritte sind:
- Artikel sperren
- Inventurliste drucken
- Inventurergebnisse erfassen
- Differenzliste drucken
- Korrekturbuchungen durchführen|
6.3.2. Artikel sperren
Die im Inventurauftrag erfassten Artikel werden gesperrt. Ab diesem Moment ist eine Auftragserfassung nicht mehr möglich. In anderen Lagern kann der Artikel weiterhin in Aufträgen erfasst werden! Das Programm zeigt die Sicherheitsabfrage:
+------- Artikel zur Inventur sperren --------+
| Anzahl der gewählten Artikel: 411 |
| |
| Diese Artikel werden zur Inventur gesperrt. |
| Solange sie gesperrt sind, können Sie nicht |
| ausgeliefert werden. Die Sperre wird |
| aufgehoben, sobald die Inventurkorrekturen |
| erfolgt sind. |
| |
| Artikel jetzt sperren?: nein |
+---------------------------------------------+
ja = Artikel werden gesperrt, Änderungen am Auftrag sind nun nicht mehr möglich. Das Sperren kann in grösseren Inventuraufträgen länger dauern. Das System zeigt deshalb in der Statuszeile an, wie der Fortschritt der Sperre ist:
Artikel sperren läuft bei 999 Artikel
6.3.3. Inventurliste drucken
Sind die Artikel gesperrt, kann die Inventurliste gedruckt werden. Folgende Parameter können eingegeben werden:
+---------- Inventurliste -----------+
| Job-Nr..............: 10.05.2000 1 |
| Sollbestand drucken: nein |
| Export Format.......: T |
| |
+------------------------------------+
6.3.3.1. Parameter
Job-Nr.: Identifikator des Inventurauftrags
Sollbestand drucken: Standardvorschlag = nein
ja = Der Sollbestand wird ausgedruckt. In einer zweiten Zeile wird auch der Lagerwert (= [Menge in der Partie] * [EKPreis aus Artikelstamm]) ausgegeben. Dies ist evtl. sinnvoll, wenn die Inventurliste in eine Tabellenkalkulation übernommen werden soll.
Exportformat: Wenn die Ausgabe in eine Datei gewählt wird, gibt es 2 Möglichkeiten:
T = Textdatei, mit Leerzeichen formatiert
E = Excel, tabulatorgetrennte Felder
6.3.3.2. Outputbeispiel Inventurliste auf Drucker
Die einzelnen Artikel werden mit Trennlinien aufgeführt, um manuelle Eingaben komfortabel zu gestalten.
Datenausgabe 10.05.2000 11:22:54 leh Seite 0
-------------------------------------------------------------------------
Inventurliste
Job-Nr..............: 10.05.2000 1
Sollbestand drucken: nein
Export Format.......: T
Inventur
Job-Nr.: 10.05.2000 1 12345678901234567890123456789012345678901 10.05.00 leh
SperDat: 10.05.2000 P-Typ.: R Lager: 96,000,000 VDZC01 Laden2
BuchDat: 31.12.1999 Status: 4 Inventurliste gedruckt
Sort...: 1 Partie-Artikelnummer-Lagerplatz
Artikel Artikelbezeichnung Partie LPlatz Bestand gezählt
-------------------------------------------------------------------------
029700 Briefumschläge B R 1
-------------------------------------------------------------------------
039600 Briefumschläge P R 1
-------------------------------------------------------------------------
05000 Aus fernen Ländern R 1
-------------------------------------------------------------------------
12936N Händler, Karte R 1
-------------------------------------------------------------------------
13015N Chieselli, Karte R 1
-------------------------------------------------------------------------
6.3.3.3. Outputbeispiel in Textdatei mit Sollbestand drucken = ja
Datenausgabe 10.05.2000 11:27:18 leh Seite 0
-------------------------------------------------------------------------
Inventurliste
Job-Nr..............: 10.05.2000 1
Sollbestand drucken: ja
Export Format.......: T
Inventur
Job-Nr.: 10.05.2000 1 12345678901234567890123456789012345678901 10.05.00 leh
SperDat: 10.05.2000 P-Typ.: R Lager: 96,000,000 VDZC01 Laden2
BuchDat: 31.12.1999 Status: 4 Inventurliste gedruckt
Sort...: 1 Partie-Artikelnummer-Lagerplatz
Artikel Artikelbezeichnung Partie LPlatz Bestand gezählt
-------------------------------------------------------------------------
029700 Briefumschläge B R 1 80
0.00
-------------------------------------------------------------------------
05000 Aus fernen Ländern R 1 1
10.00
-------------------------------------------------------------------------
12936N Händler, Karte R 1 2
4.20
-------------------------------------------------------------------------
.
.
Zusätzliche Informationen:
Bestand: Anzahl Artikel in der Partie
Wert (ohne Bez.): Wert der Partie (Berechnung: [Bestand] * [EKPreis aus Artikelstamm])
6.3.4. Inventurergebnisse erfassen
Pfad: Lagerverwaltung → Inventur → verarbeiten → Inventurergebnisse erfassen
Das Teilfenster "Artikel zur Inventur" muss mit "Bereich" angewählt werden, damit die Inventurergebnisse erfasst werden können. Das Programm wechselt zum ersten Artikel, direkt in die Spalte "gezählt". Das Erfassen der Ergebnisse kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden. Solange ein Artikel in der Spalte "gezählt" ein "?" hat, kann die Inventur nicht abgeschlossen werden; diese Artikel erscheinen auf der Differenzliste.
6.3.5. Differenzliste drucken
Nach dem Erfassen der Inventurergebnisse kann die Differenzliste gedruckt werden. Sie zeigt nur jene Artikel, welche abweichende Bestände SOLL/IST haben. Mit Hilfe dieser Liste können die erfassten Differenzen anhand der Lagerbestände überprüft und ggf. korrigiert werden. Es kann gewählt werden, ob die Bestandszahlen ausgedruckt werden sollen oder nicht. Standardmässig gedruckt wird immer die Differenzspalte (zur Kontrolle, ob es sich auch um einen Artikel mit Differenz handelt). Die Liste kann mehrfach gedruckt werden. Zu beachten ist, dass Artikel mit gezähltem Bestand = "?" einen Differenzwert = ? aufweisen. Bei diesen Artikeln sind die Zählungsergebnisse noch nicht erfasst worden (oder gar nicht gezählt).
Für eine Zusammenstellung der schlussendlichen Inventurdifferenzen kann zusätzlich der Sollbestand ausgedruckt werden (meist wird dann eine Datei erstellt für die interne Weiterbearbeitung der Informationen) sowie der Inventur- und Differenzwert auf Basis des Einstandspreises.
Pfad: Lagerverwaltung > Inventur > verarbeiten > Differenzliste drucken
+---- Differenzliste Inventur -----+
| Job-Nr............: 10.05.2000 1 |
| Bestand ausdrucken: nein |
| Wert ausdrucken...: nein |
| Export Format.....: T |
| |
+----------------------------------+
6.3.5.1. Parameter
Job-Nr.:
Identifikation der Inventur
Bestand ausdrucken:
ja/nein
ja = Der aktuelle Sollbestand in funtrade wird in der Liste ausgedruckt
nein = Nur die Spalte Differenz wird gedruckt (Standardvorschlag)
Wert:
ja = Für die Spalten "Bestand" und "gezählt" wird, abhängig von den gewählten Parametern, zusätzlich der Wert ausgewiesen. Dieser rechnet sich aus [EK-Preis aus dem Artikelstamm] * [Menge]. Die Werte werden auf der zweiten Zeile gedruckt, eine weitere Leerzeile eingefügt.
nein = (Standardvorschlag)
Exportformat:
T = Textdatei; d.h. eine Datei mit Leerzeichen formatierte Seiten
E = Excel; d.h. eine Datei mit tabulatorgetrennten Feldern
6.3.5.2. Outputbeispiel Differenzliste ohne Bestand
Datenausgabe 10.05.2000 17:35:21 leh Seite 0
--------------------------------------------------------------------------------
Differenzliste Inventur
Job-Nr............: 10.05.2000 1
Bestand ausdrucken: nein
Wert ausdrucken...: nein
Export Format.....: T
Inventur
Job-Nr.: 10.05.2000 1 12345678901234567890123456789012345678901 10.05.00 leh
SperDat: 10.05.2000 P-Typ.: R Lager: 96,000,000 VDZC01 Laden2
BuchDat: 31.12.1999 Status: 5 Inventurergebnisse erfasst
Sort...: 1 Partie-Artikelnummer-Lagerplatz
PNr Artikel Artikelbez. Lager LPlatz Bestand gezählt Differenz
--------------------------------------------------------------------------------
R 1 029700 Briefumschläge 96,000,000 -2
--------------------------------------------------------------------------------
R 1 14011N Helle, Karte 96,000,000 ?
--------------------------------------------------------------------------------
.
.
6.3.5.3. Outputbeispiel Differenzliste MIT Bestand und Wert
Datenausgabe 10.05.2000 17:37:14 leh Seite 0
--------------------------------------------------------------------------------
Differenzliste Inventur
Job-Nr............: 10.05.2000 1
Bestand ausdrucken: ja
Wert ausdrucken...: ja
Export Format.....: T
Inventur
Job-Nr.: 10.05.2000 1 12345678901234567890123456789012345678901 10.05.00 leh
SperDat: 10.05.2000 P-Typ.: R Lager: 96,000,000 VDZC01 Laden2
BuchDat: 31.12.1999 Status: 6 Differenzliste gedruckt
Sort...: 1 Partie-Artikelnummer-Lagerplatz
PNr Artikel Artikelbez. Lager LPlatz Bestand gezählt Differenz
--------------------------------------------------------------------------------
R 1 029700 Briefumschläge 96,000,000 80 78 -2
36.60 35.00 -0.90
--------------------------------------------------------------------------------
R 1 14011N Helle, Karte 96,000,000 16 12 -4
32.00 24.00 -8.00
--------------------------------------------------------------------------------
R 1 14017N Lindholm, Kart 96,000,000 0 ? ?
0.00 ? ?
--------------------------------------------------------------------------------
.
.
.
6.3.6. Korrekturbuchungen durchführen
Korrekturbuchungen können nur durchgeführt werden, wenn der Inventurkopf der aktive Bereich ist. Das Programm vergleicht sämtliche Sollbestände mit dem eingegebenen gezählten Bestand und führt nach Bestätigung durch den Benutzer automatisch die entsprechenden Lagerbuchungen durch. Das Buchungsdatum kann im Inventurkopf bestimmt werden. Anschliessend werden die Artikel automatisch freigegeben und können in Aufträgen wieder erfasst werden. Nach Beendigung des Inventurablaufes haben alle einzelnen Inventurpositionen den Status X.