Verdankungen
1. Verdankungen Übersicht
1.1 Dokumentation
- Die technischen Daten sind in der Dokumentation zu finden: Verdankungen
- Die Schritt-für-Schritt Anleitung hier: Tutorial: Verdankungslauf für personalisierte Verdankungen
1.2 Einleitung Verdankungen
Mit Verdankungen lässt sich jede Spende und jeder Zusagen-Beitrag verdanken. Der Inhalt der Verdankung kann variiert werden je nach Höhe, Zweck, Zeitpunkt etc.. Dazu braucht es eine initiale Parametrisierung, die später individuell durch den User angepasst werden kann.
Die Funktion lässt auch zu, aus vordefinierten Gründen bestimmte Spenden nicht zu verdanken – Buchhaltung / manuelle Buchungen / Verdankung ausschliessen / Spende/Zusagenbeitrag – Verdankung ausschliessen:
Der Verdankungslauf berücksichtigt alle, noch nicht verdankten Spenden oder Zusagenbeiträge, ausser diejenigen, welche mit „Verdankung ausschliessen" markiert sind.
Es ist möglich, per Brief oder E-Mail zu verdanken.
2. Verdankungssteuertabelle
2.1 Einleitung Verdankungssteuertabelle
Über welchen Kanal – E-Mail oder Post – und mit welchem Inhalt die konkrete Spende verdankt wird, regelt die Verdankungssteuertabelle (Personen / Tabellen)
Die Tabelle hat eine Baumstruktur. Die Positionen werden von oben nach unten ausgewertet und lassen sich durch Knoten strukturieren.
Wenn die in einer bestimmten Position definierten Kriterien mit der Spende übereinstimmen, wird die Spende in dieser Position festgehalten und gemäss den Einstellungen verdankt.
Wenn es bei der ersten Position keine Übereinstimmung gibt, werden die Bedingungen der nächstfolgenden Position geprüft.
Die Verdankungssteuertabelle:
2.2 Verdankungssteuertabelle erfassen/ändern
2.2.1. Status
Der Status definiert, ob die Spende verdankt, nicht verdankt, noch nicht verarbeitet, ignoriert oder abgefangen wird.
2.2.2. Kanal
Hier ist definiert, mit welchem Kanal, z. B. Post oder E-Mail, die Verdankungen geschickt werden. Falls der Dokumentensatz verwendet wird, muss der Typ des Dokumentensatzes (Spalte 'Typ') mit dem Kanal übereinstimmen.
2.2.3. Mehrfachspenden
Das Feld definiert, ob mehrere Spenden einer Person einzeln oder zusammen verdankt werden.
2.2.4. Dokumentencode und Dokumentensatz
Diese Felder definieren, mit welchem Dokumentensatz, z. B. E-Mail und PDF, bedankt wird und mit welchem Dokumentencode, welcher den Inhalt der Verdankung bestimmt.
Im Dokumentensatz (Spalte 'Typ') ist auch festgelegt, ob die Spende per Post oder per E-Mail verdankt wird.
Welche Dokumente und Dokumentenblöcke zum Dokumentensatz gehören, wird im Tab 'Dokument Definitionen' dargestellt:
2.2.5. Exportdatei
Hier wird der Name einer Exportdatei gezeigt, z. B. 'verdank.txt'. Die Daten werden zur Weiterverarbeitung exportiert. Der Exportformat ist über einen Systemparameter 'vkef' (Verdankungen Export-Format) definiert und wird seitens Arenae erstellt.
Die Definitionen zu den Exportformaten befinden sich im Datenaustausch / Tabellen / Exportformate / Exportformate.
3. Selektionskriterien zur Verdankung
3.1 Einleitung Selektionskriterien zur Verdankung
Es sind mehrere Bedingungen definiert, die für einzelne Verdankungselemente verwendet werden und auf unterschiedliche Weise kombiniert werden können, so dass alle Anforderungen an die Aufteilung der Verdankungen erfüllt werden.
Folgendes Beispiel zeigt, wie die Spenden/Zusagenbeiträge ab 500 CHF selektiert werden:
3.2 Selektionskriterien zur Verdankung erfassen
Die Selektionskriterien können beliebig mit 'und', 'oder' oder 'nicht' Bedingungen kombiniert werden.
4. Verarbeitungsläufe / Verdankungen
4.1 Einleitung Verarbeitungsläufe / Verdankungen
Die Verdankungen selbst erfolgen in funtrade in Verarbeitungsläufen / Verdankungen.
Der Prozess kann einmalig durchgeführt oder in mehrere Schritte unterteilt werden, z. B. kann im ersten Schritt kontrolliert werden, was alles verdankt wird. Im zweiten Schritt können, wenn alles in Ordnung ist, die Dokumente erstellt und versendet werden.
Es ist möglich, Dokumente nur für Post, nur für E-Mail oder gleich beide zu produzieren.
In den Frames ist zu sehen, was verdankt wird, mit welchen Elementen der Verdankungssteuertabelle.
Es lassen sich auch einzelne produzierte Dokumente im PDF- oder, HTML-Format anschauen.
Es gibt auch eine Möglichkeit, bei Bedarf die Verdankungen zurückzusetzen. Damit werden alle mit dem Job bearbeiteten Spenden als nicht bearbeitete, also nicht verdankte, bezeichnet und die produzierten Dokumente gelöscht. Nach erfolgten Anpassungen in der Verdankungssteuertabelle oder im Inhalt der Dokumente kann der Prozess neu gestartet werden.
4.2 Verarbeitungsläufe der Verdankungen erfassen
Beim Erfassen des Verdankungslaufes stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- Job erfassen und aufbereiten – eine neue Karte wird erfasst. Die entsprechenden Spenden/Zusagenbeiträge werden mit dem Lauf verbunden.
- Job erfassen aufbereiten und Dokumente erstellen – gleich wie im Punkt 1. Zusätzlich werden die Dokumente erstellt, jedoch noch nicht geschickt.
- Job erfassen aufbereiten und drucken/versenden – gleich wie im Punkt 2. Die Dokumente werden per E-Mail geschickt oder gedruckt, falls in den Dokumentensätzen der Drucker definiert ist.
4.2.1 Feld 'aufbereiten'
Das Feld bietet die Auswahl, ob nur E-Mail, nur PDF oder alle Dokumente bearbeitet werden.
4.2.2 Feld 'nur Verdankungsposition'
Hier lässt sich wählen, ob alle oder nur gewünschte Positionen aus der Verdankungssteuertabelle bearbeitet werden. Das bedeutet, dass nur die Spenden verdankt werden, welche der gewählten Position entsprechen. Alle anderen werden nicht verdankt. Mit leerem Wert werden alle Spenden gemäss der Steuertabelle bearbeitet.
4.2.3 Feld 'Briefdatum'
Das Datum des Briefes lässt sich frei wählen. Es ist das Datum, welches im Brief dargestellt wird. Z. B. ist es möglich, die Dokumente mit Datum des Folgetages zu erstellen.
4.3 Verarbeitungsläufe der Verdankungen aufbereiten
Im Kontextmenü sind folgende Bearbeitungsmöglichkeiten vorhanden:
4.3.1 Funktion 'Aufbereiten...'
Die entsprechenden Spenden/Zusagenbeiträge werden mit dem Lauf verbunden.
4.3.2 Funktion 'Dokumente/E-Mails erstellen, drucken/versenden...'
Hier werden die Dokumente/E-Mails erstellt und/oder auch gedruckt/versendet.
4.3.3 Funktion 'Verdankungen zurücksetzen...'
Hier werden alle Verdankungen zu diesem Job zurückgesetzt. Auch allfällige E-Mail-Verdankungen.
4.3.4 Funktion 'Protokoll drucken...'
Hier wird das Verdankungsprotokoll gedruckt. Die Sortierung ist möglich nach: 'Personen-ID', 'Ereignis' oder 'Sprache und Dokumentencode'
5. Verdankungsdokumente
5.1 Verdankungsdokumente kontrollieren/anschauen
Die mit dem Verdankungslauf erstellten Dokumente können bei jeder verdankten Person angeschaut/kontrolliert werden.
5.1.1 Verdankungsdokumente bei Personen
In Personen / Personen sind unter dem Tab 'Dokumente' alle Dokumente der Person vorhanden. Es handelt sich nicht nur um die Verdankungsdokumente, sondern um alle Dokumente, welche für die Person erstellt worden sind.
Mit der Funktion 'Dokument anzeigen' im Kontextmenü lässt sich das Dokument anschauen.
Beispiel eines erstellten PDF-Dokumentes.
5.1.2 Verdankungsdokumente bei Verdankungsläufen
In Personen / Verarbeitungsläufe / Verdankungen lassen sich für jeden Verdankungslauf die bearbeiteten Positionen – Tab 'Verdankungen Positionen' – gemäss der Verdankungssteuertabelle – und die bearbeiteten Personen anschauen.
Die erstellten Dokumente sind im Tab 'Dokumente' zu finden und lassen sich mit der Kontextfunktion 'Dokument anzeigen' kontrollieren.
