2. Document Output

2.1. Einführung

Mit den Document Output-Funktionen können aus funtrade-Daten formatierte Outputs erstellt werden. Das System unterstützt PDFs, HTML E-Mails (mit PDF Attachments) und DOCX (Microsoft Word) als Ausgabeformate.

Früher wurde für dieses System auch die Begriffe Print-Output oder XML-Output verwendet.

2.1.1. Begriffe

Vorlage: Eine Vorlage bestimmt das Aussehen von Dokumenten. Es definiert eine Menge von Platzhaltern.

Dokument: Ein Dokument basiert auf einer Vorlage und definiert, welche Platzhalter (aus der Vorlage ) mit welchen Texten oder Bildern gefüllt werden sollen.

Attribut Ein Dokument kann für einen Platzhalter verschiedene Inhalte abfüllen, je nach Wert von bestimmten Attributen (z.B. Dokumentencode, Warnstufe).

Dokumentensatz Dokumentensätze bestehen aus einem oder mehreren Dokumenten, die jeweils zusammen erzeugt werden. Z.B. können das für Zusagen-Interessenten 3 Dokumente sein, nämlich ein Brief, 1 Zusagenformular und 1 Einzahlungsschein.

2.1.2. Funktionsprinzip

Das grundsätzliche Funktionsprinzip ist wie folgt:

Abbildung 7.1. Ablauf Document Output

1. Die Rohdaten werden (im XML-Format) exportiert und in einer Tabelle gespeichert.

2. Der Output wird nach den Definitionen in der Vorlage (hier XML-Stylesheet (XSLT) erstellt und ebenfalls gespeichert.

3. Der Output wird geladen und z.B. auf den Drucker ausgegeben.

2.1.3. Ablauf Typ PDF- und HTML

Der grundsätzliche Ablauf für die Erstellung eines Dokumentes und Produktion ist hier aufgezeigt. Bedingung ist, das Arenae ein Stylesheet für das Dokument vorbereitet hat.

1. Dokument erfassen und den Platzhaltern die Text- und Bildelemente zuweisen.

2. Dokumentensatz mit den zugehörigen Dokumenten erfassen.

   Nun ist auf Seite Document Output alles für die Verwendung vorbereitet. Zukünftig können bei Bedarf Dokumente gelöscht, ergänzt oder auch nur die Texte angepasst werden.

3. Der Dokumentensatz kann nun in verschiedenen Anwendungen, wie z.B. Verdankungen, Zusagenfakturierung und Korrespondenzen für die Produktion der entsprechenden Dokumente eingesetzt werden.

4. In der Outputverwaltung sind die erstellten Outputs aus allen Anwendungen nach Datum aufgeführt und können hier auch geöffnet werden.

2.1.4. Ablauf Word-Dokumente

Die Vorlagen für die Word-Dokumente können durch den User selbst, ohne vorgängige Stylesheet-Programmierung, erstellt werden. Dafür wird ein MS-Word-Dokument mit markierten Texten/Textbereichen, die bei der Dokument-Produktion durch die Platzhalter in funtrade ersetzt werden, verwendet. Der grundsätzliche Ablauf für die Erfassung und Produktion ist hier aufgezeigt:

1. Ein Dokument in MS-Word erfassen. Es reicht, für Texte/Textbereiche, die später mit Platzhaltern ersetzt werden, ein einzelnes Wort (am besten mit der Platzhalterbezeichnung wie z.B. "Text_01") einzufügen.

   Danach werden die zu ersetzenden Texte/Textbereiche einzeln selektiert (... aber nicht das Paragraph-Zeichen!) und je eine Textmarke (Einfügen - Textmarke) hinzugefügt. Die Textmarke muss gleich heissen wie der Platzhalter im Dokument .

   Wichtig

   Schriftart und Formatierung werden nur in das Dokument übernommen, wenn die Texte in MS-Word über Formatvorlagen formatiert worden sind!

2. Unter Vorlagen eine neue Vorlage erfassen. In funtrade sind Mustervorlagen für verschiedene Geschäfstfälle erfasst. Bei "Kopie von:" darauf achten, dass der Geschäftsfall mit der kopierten Vorlage übereinstimmt.

3. Auf der Vorlage mit "Kontextmenü - "Vorlage hochladen..." das MS-Word-Dokument in die Vorlage importieren.

4. Neues Dokument erfassen und die dafür erstellte Vorlage übernehmen. Nun erscheinen die Platzhalter im Dokument.

5. Die Platzhalter mit den gewünschten Text- und Bildelementen verknüpfen.

6. Dokumentensatz mit den zugehörigen Dokumenten erfassen.

2.1.5. Dokument Definitionen

Die Dokument Definitionen erlauben ein direkte Erfassung/Änderung von Dokumenten, direkt in den den Stammtabellen der Prozesse. So können Dokumente bearbeitet werden, ohne die Ansicht zu wechseln. Umgesetzt ist das in folgenden Tabellen:

Verdankungssteuertabelle

2.1.6. Outputverwaltung

Über die Outputverwaltung können noch nicht abgeschlossene Jobs weiterverarbeitet werden (z.B. Erstellen von Dokumenten aus Rohdaten oder Druck von erstellten PDF-Files). Es werden zu jedem Job die Dokumentenempfänger mit den zugehörigen Dokumenten angezeigt.

In funtrade werden die erstellten Dokumente unter Personen im Tab "Dokumente" angezeigt. Sie können mit der Funktion "Dokument anzeigen" (im Menü) geöffnet werden.

2.2. Geschäftsfälle und verfügbare Felder

Document Output unterscheidet verschiedene Geschäftsfälle und bietet pro Geschäftsfall jeweils spezifische Datenfelder an. In diesem Abschnitt werden die Standard-Felder für die neueren Vorlagen beschrieben. Bei den älteren Vorlagen, die über Export-Formate gehen, stehen nur die Daten des jeweiligen Export Formats zur Verfügung.

Es gibt auch kundenspezifische Exportfelder, die hier nicht beschrieben sind.

Die Felder können in den Texten wie folgt verwendet werden:

Für ihre Spende von <fieldref name="Verdankung/EsrData1/Betrag/Wert" /> bedanken wir uns.

2.2.1. Zahlen- und Datumsformate

Numerische Felder und Datumsfelder können speziell formatiert werden.

Formate für Datumsfelder:

default (ohne format) = 02. Februar 2015
  zB. <fieldref name="Verdankung/ExtraDatum1"/>
short = 2.2.2015
  zB. <fieldref name="Verdankung/ExtraDatum1" format="short"/>
medium = 02.02.2015
  zB. <fieldref name="Verdankung/ExtraDatum1" format="medium"/> 

Formate für numerische Felder:

Für die Zahl 71234:
default (ohne format): 71'234
  zB. <fieldref name="Verdankung/EsrData1/Betrag/Wert"/>
integer: 71234
  zB. <fieldref name="Verdankung/EsrData1/Betrag/Wert" format="integer"/>
currency = 71'234.00
  zB. <fieldref name="Verdankung/EsrData1/Betrag/Wert" format="currency"/>
format="##0.00": 71234.00
  zB. <fieldref name="Verdankung/EsrData1/Betrag/Wert" format="##0.00"/> 

2.2.2. Allgemeine Felder für alle Geschäftsfälle

Diese Felder sind immer verfügbar.

2.2.3. Verdankung

Die Verdankung hat folgende Felder:

2.2.4. Korrespondenz

Die Korrespondenz hat folgende Felder:

2.2.5. Zusagenfakturierung

Die Zusagenfakturierung hat folgende Felder:

2.2.6. Briefadresse

Briefadresse hat folgende Felder:

2.2.7. Beschenkte

Beschenkte hat folgende Felder:

2.2.8. Drittzahler

Drittzahler hat folgende Felder:

2.2.8. Veranstaltungen

Veranstaltung hat folgende Felder/Tags:

2.3. Siehe auch

Attribute

Dokumente

Dokumentensätze

Outputverwaltung

Texte

Vorlagen