Auftrag

Auftrag — Ein Versandhandelsauftrag

Beschreibung

Ein Auftrag besteht aus den Angaben über den Auftraggeber, optional einer Lieferadresse und diversen Verarbeitungsinformationen und Anweisungen.

Der eigentliche Inhalt eines Auftrags, nämlich welche Ware geliefert werden soll, befindet sich in den Auftragspositionen .

Pfad: Verkauf → Aufträge

Personen-ID des Auftraggebers (Rechnungsempfänger). Wenn die Lieferadresse abweichend zur Auftraggeberadresse ist, erhält der Auftraggeber eine Rechnung und die Lieferadresse die lieferung mit Lieferschein.

Lieferadresse

Personen-ID des Lieferungsempfängers. Wird automatisch mit der Auftraggeberadresse gefüllt, wenn keine Personen-ID eingetragen wird.

verarbeiten ab

Verarbeitungsdatum des Auftrags: Der Auftrag wird erst ab diesem Datum im System zur Weiterverarbeitung freigegeben.

Verkäufer

Status	Beschreibung
erfasst	Auftrag erfasst, noch nicht fakturiert
avisiert	Der Auftrag kann momentan nicht ausgeführt werden und der Kunde ist benachrichtigt (z.B. wenn Artikel später geliefert werden oder nicht lieferbar sind).
Vorauszahlung offen	Der Auftrag wird erst fakturiert/geliefert, wenn die Vorauszahlung gebucht oder manuell freigegeben ist.
Teillieferung offen	Es ist nur ein Teil der Bestellung ausgeliefert worden. Der Rest wird nachgeliefert.
erledigt, abgesagt	Der Auftrag ist abgesagt worden (z.B. Bestellung ausverkaufter Artikel)
erledigt, retourniert	Der gesamte Auftrag ist retourniert worden (ohne Zahlung)
erledigt, Zahlung offen	Der Auftrag ist fakturiert und es ist noch keine Zahlung verbucht.
erledigt, bezahlt	Die Zahlung ist verbucht. Der Auftrag ist abgeschlossen.
erledigt, wartet auf Sammelfaktura	Der Auftrag ist fakturiert und wird/ist mit einem Lieferschein ausgeliefert. Die Sammelfaktura mit dem Einzahlungsschein ist noch nicht erstellt worden.
Sammelfaktura ist erstellt	Die Sammelfaktura ist erstellt worden.
Fehler	Im Ablauf ist ein Fehler aufgetreten. Support kontaktieren.

Zuordnung aus Tabelle Verkäufer (z.B. zur Berechnung von Kommissionen). Das Feld kann für die Erfassung gesperrt werden.

Auftragsart

Die Auftragsart ist einer der wichtigsten Parameter des Auftrags. In der Auftragsart ist u.a. definiert, aus welchem Lager die Artikel geliefert werden, welche Formulare für die Lieferscheine und Rechnungen erstellt werden, welche Währungen für den Auftrag möglich sind, welches Porto berechnet wird, etc..

Bestellart

Die Bestellart sagt aus, über welchen Kanal der Auftrag eingegangen ist (Internet, telefonisch, etc.).

Verarbeitungssart

Die Verarbeitungsart bestimmt die Bereitstellung und den Versand (z.B. Expressversand, Schnellversand oder Normalversand).

Zahlungsart

Die folgenden Zhalungsarten stehn zur Auswahl:

Zahlungsart	Beschreibung
Standard	Die Ware wird ohne Einschränkung geliefert, z.B. gegen Rechnung (Standardeinstellung)
Vorauszahlung	Die Lieferung erfolgt erst nach Eingang des Vorauszahlungsbetrages. Das System erstellt in einem 2-stufigen Fakturierungsprozess zuerst eine Rechnung über den Vorauszahlungsbetrag und nach Eingang der Vorauszahlung die rechnung mit dem Restbetrag, die mitgeliefert wird.
ist bezahlt	Die Vorauszahlung ist eingegangen oder bestätigt (manuelle Eingabe möglich, bevor die Zahlung gebucht ist). Der Auftrag ist nun zur Fakturierung freigegeben.
Kreditkarte	Diese Zahlungsart ist vorgesehen für die manuelle Erfassung von Kreditkartenzahlungen. Kreditkartenzahlungen über FTML werden werden mit Zahlungsart "Standard" erfasst. Die Aufträge werden bei der Fakturierung automatisch aus einem, in der Kreditkartentabelle definierten, Konto "bezahlt". Die Aufträge werden im Protokoll der Fakturierung separat aufgelistet, damit die Zahlungen nach diesem Protokoll effektiv belastet werden können (Saferpay). Bei Teillieferungen wird nur der erste Teil als Kreditkartenzahlung behandelt und für den Rest bekommt der Auftraggeber eine normale Rechnung. Kann nur zusammenn mit der Zahlungsart "Kreditkarte" erfasst werden.

Betrag Vorausz.

Dieser Betrag wird als Vorauszahlung in Rechnung gestellt. Bei Eintrag 0.00 muss der volle Auftragswert vorausbezahlt werden. Kann nur zusammen mit der Zahlungsart "Vorauszahlung" gedruckt werden.

Teillieferung

Teillieferungsschalter sofort/nach Geduldstufen. Standardmässig wird die Teillieferung nach den Einstellungen in den Geduldstufen ausgelöst. Mit sofort wird bei der nächsten Fakturierung eine Teillieferung erzwungen (falls mindestens eine Position lieferbar ist). Nach dem Fakturalauf wird der Schalter wieder auf nach Geduldstufen gesetzt.

Promotionscode

In diesem Feld werden Promotionscodes erfasst, die für den betreffenden Auftrag einen Rabatt auslösen. Diese Codes können z.B. bei der Bestellaufgabe im Internet eingetragen werden. Das Feld muss durch Arenae zum Editieren freigeschaltet sein.

MWST

MWST-Berechnung: Die Standardeinstellung . bedeutet, dass die MWST mit gerechnet wird und Exp bedeutet, dass keine MWST berechnet wird (für Exportaufträge).

Tipp

Das System verhindert die Eingabe von Exp für einen inländischen Auftraggeber (Land ist CH oder leer). Falls z.B. für ausl. Botschaften doch ein Auftrag ohne MWST erfasst werden soll, kann in der Adresse im Feld Land ein Punkt eingegeben werden, um diese Validierung zu umgehen.

Geduldstufe: Die Geduldstufen dienen der Steuerung des Avisierungssystems. Die Geduldstufe bezeichnet den Zustand eines Auftrages bezüglich der Avisierung. Aufgrund verschiedener Parameter (Datenzustands- bzw. Verhaltensregeln) kann festgelegt werden, welche Kunden mit welchem Avisierungstext auf einen Lieferengpass aufmerksam gemacht werden sollen. Das System kann auf diesen Lieferengpass mit drei unterschiedlichen Aktionen reagieren: Absage, Lieferinformation, Teillieferung.
Ordertyp: Mit Wiederverkäufern können spezielle Vereinbarungen für die Auftragsabwicklung gelten. Diese Vereinbarungen werden in der Tabelle Ordertyp näher bestimmt, so dass bei der Auftragserfassung lediglich der Ordertyp angegeben werden muss, um das Verhalten des Systems entsprechend zu beeinflussen. Das Feld muss in Tabelle Auftragsarten freigeschaltet sein, damit es editiert werden kann.
Spende: Betrag der (optional) versprochenen Spende. Für jede Spende wird eine Auftrgsposition mit einem sog. "Spendenartikel (fiktiver Artikel mit typ "Spende") eingefügt. Wird der Spendenbetrag in dieses Feld geschrieben, wird der Standard-Spendenartikel aus der Auftragsart eingetragen. Alterantiv können beliebige Spendenartinkel direkt als Auftragsposition erfasst werden.
Versandkosten: Anzeige der Versandkosten des Auftrags. Die Versandkosten sind parallel in einer Auftragsposition mit einem Porto-Artikel erfasst. Änderungen an den Versandkosten im Auftragskopf ändern die Porto-Position und umgekehrt.
Total: Gesamttotal der Rechnung, zusammengesetzt aus Total aller Artikelpositionen, Versandkosten und versprochener Spende.

Wichtig

Abgesagte Positionen (Status A ) werden hier immer noch summiert, hingegen Retourpositionen (Status R ) werden abgezogen.

"WBS-Text vorhanden": Dieser Info-Text weist darauf hin, dass ein WBS-Text erfasst worden ist, der auf den WBS gedruckt wird.
"DLS-Text vorhanden": Dieser Text weist darauf hin, dass ein Direktlieferschein-Text erfasst worden ist.
Währung (ohne Label): Währung des Auftrages, die in der Auftragsart vorgegeben wird. Alle Beträge des Auftrags (und seiner Positionen) sind in dieser Währung erfasst. Die Landeswährung wird nicht angezeigt.
Auftragsinfo: Informationstext für interne Zwecke. Dieser Text wird nicht auf die Rechnung gedruckt. Dafür ist der WBS-Text vorgesehen.

Funktionen

Dauerauftragstatus ändern

Ermöglicht das Ändern von Dauerauftragsstati (siehe auch Daueraufträge

Es gibt drei Schalter, die der Benutzer für einen bestimmten Dauerauftrag wählen kann. Im Auftragskopf ist in der unteren rechten Ecke der aktuell gültige Dauerauftrags-Status ersichtlich. Ist ein Auftrag bereits abgeschlossen (d.h. die Auslieferung ist erfolgt), dann zeigt der Status ein "K".

Der Status kann nur bei einem offenen Auftrag geändert werden. Will der Benutzer einen abgeschlossenen Auftrag ändern, zeigt das System automatisch das Übersichtsfenster an, so dass der offene Auftrag gewählt werden kann.

Das System geht von Auftragsketten bzw. Auftragsreihen aus. Die Änderung der Stati bezieht sich also immer auf die aktuelle Reihe. Eine Reihe hat eine feste Dauer (1 Jahr) und einen festen Rhythmus (Anzahl Auftragskopien pro Jahr, festgelegt in der Auftragsart).

0 - automatische Verlängerung: Standardeinstellung. Das System kopiert bei der Fakturierung den aktuellen Auftrag gemäss den gültigen Parametern. Der Schalter dient allenfalls der Reaktivierung der durch das Mahnwesen gesperrten Aufträge. Funktioniert auch als Schalter für irrtümlich geänderte Dauerauftrags-Stati.
E - keine automatische Verlängerung: Die Reihe wird zu Ende kopiert, z.B. bis zum Auftrag 6/6 oder 12/12. Dies ist vor allem sinnvoll bei Aufträgen, die im voraus fakturiert werden. Eine neue Reihe wird nicht mehr begonnen.
X - kein folgender Auftrag: Der aktuell offene Auftrag wird nicht fakturiert, d.h. die Reihe per sofort abgebrochen und nicht mehr weitergeführt. Bei der Fakturierung erhält der Auftrag den Status "T" (terminated).

Auftrag

Beschreibung

Datenfelder

Funktionen

Dauerauftragstatus ändern

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WBS (erneut) drucken

Siehe auch