Veranstaltung
Veranstaltungen — Haupttabelle zur definition einer Veranstaltung
Beschreibung
Das Veranstaltungsmodul in dient zur Verwaltung von beliebigen Veranstaltungen, Events, Lagern, Kongressen etc. Die wesentlichen Merkmale sind:
Frei definierbare Veranstaltungstypen mit beliebig wählbaren Feldern
Verwaltung der Anmeldungen mit Wartelisten
Rechnungsstellung an die Teilnehmer (oder an eine Rechnungsadresse)
Web-Anbindung über die Backend-Integration und über FTML erlaubt Anmeldungen aus dem Web und das Abrufen von Veranstaltungen (mit freien Plätzen etc.)
Pfad: Veranstaltungen → Veranstaltungen
Datenfelder Veranstaltung
- Jahr
- Veranstaltungsjahr
- Veranstaltung
- Veranstaltungs-Identifikation, Nummer oder Text (kann nach der Erfassung nicht mehr mutiert werden.)
- Beschreibung
- Beschreibungstext der Veranstaltung
- Typ
- Auswahl Veranstaltungstyp aus der Stammtabelle.
- Datum von/bis
- Start- und Enddatum der Veranstaltung
- Ereignis/Pos
- Responsereignis für die Rechnung (muss vorher unter Ereignisse erfasst werden).
- Spendenereignis/Pos
- Responsereignis für allfällige Rundungsspenden (die Spende kann beim Teilnehmer erfasst werden).
- Basispreis
- Preis, der bei der Teilnehmererfassung vorgeschlagen wird.
- Zahlungsfrist min.
- Zahlungsfrist in Tagen.
- Fälligkeit
- Fälligkeitsdatum in Tagen. Nach dieser Frist wird eine nicht bezahlte Rechnung gemahnt (siehe auch Mahnprotokoll ).
- Wichtige Adressen (Subframe)
- Hierbei handelt es sich um verknüpfte Adressen, die irgendwelche Rollen innerhalb der Veranstaltung übernehmen. Es kann sich hier z.B. um Referenten, Veranstaltungsorte, Köche usw handeln. Die Beziehung zu der Veranstaltung wird durch Rollen definiert. Zusätzlich kann definiert wrden, ob der Eintrag auf die Teilnehmerlisten gedruckt werden soll.
- Alter von/bis
- Zulässiges Alter des Teilnehmers. Das Alter wird automatisch, auf Grund des Geburtsdatums errechnet. Bei Abweichung erscheint ein Dialog mit einer Warnmeldung. Ein Erfassung des Teilnehmers ist auch mit über-/nterschrittenem Alter möglich.
- Anzahl von/bis
- Zulässige Anzahl der Teilnehmer. Es kann eine beliebige Anzahl von Teilnehmern erfasst werden. "Überzählige" Teilnehmer kommen auf die Warteliste.
- Anmeldungen
- Anzahl Anmeldungen, aufgeteilt nach Stati.
- Bemerkungen
- Textfeld für Bemerkungen
- Merkmale
- Zu einer Veranstaltung können beliebige Merkmale erfasst werden. Es können nur diejenigen Merkmale genutzt werden, die in den Veranstaltungstypen erfasst worden sind.
- Dokumentcode
- Code für die Zuordnung zu einem Dokumententyp (für die Zuordnung zur richtigen Briefvorlage)
- Dokumentensatz
- Dokumentensatz
Funktionen
Teilnehmer importieren
Importiert Personen aus einem Personenfilter als Teilnehmer zu der Veranstaltung. Der Teilnehmerstatus kann frei gewählt werden.
Erinnerungen und Stornierungen
Bei Veranstaltungen, wo nach der provisorischen Anmeldung noch eine Rückantwort (z.B. Rücksendung eines ausgefüllten Formulares) erforderlich ist, löst diese Funktion Erinnerungen und Stornierungen aus.
Veranstaltung annulieren
Setzt den Staus der Veranstaltung auf "annuliert". Der Status der Teilnehmer bleibt unverändert.
Teilnehmerliste Excel
Exportiert eine Standard-Excel-Tabelle mit allen Teilnehmern.
Teilnehmerlisten nach Anwendung
Mit dieser Funktion können Teilnehmerlisten als Birt-Report erstellt werden. Je nach Anwendung (intern, extern, verwaltung) werden unterschiedliche Inhalte angezeigt. Die Teilnehmerliste "extern" ist für eine Abgabe an die Veranstaltungsteilnehmer vorgesehen.
Teilnehmerlisten nach Status
Mit dieser Funktion können Teilnehmerlisten mit verschiedenen Status-Kombinationen (z. B. Anmeldestatus "definitiv" und "fakturiert") als Birt-Report erstellt werden.
Veranstaltungsliste
Diese Liste zeigt eine Auswahl von Veranstaltungen, optional mit Details (Ereignisse) oder nur solche mit freien Plätzen. Für eine detailliertere Auswertung ist die "Jahresauswertung nach Status und Rollen" vorgesehen.
Adressliste der Rollen
Pro Rolle und Veranstaltungstyp können über einen bestimmten Zeitbereich (von/bis Jahr) alle Adressen ausgelistet werden. Optional werden zu der Adresse alle Veranstaltungen angezeigt, womit die Adresse als Rolle verknüpft ist.
Vorschau
Funktion zum testen von Rechnungsdokumenten. Die Test-Dateien werden im Frame "Dokumente" angezeigt und können dort auch nachträglich noch geöffnet werden.
Siehe auch
Erinnerungen und Stornierungen , Veranstaltungspositionen , Veranstaltungstypen , Mahnprotokoll