Teilnehmer

Teilnehmer — Personen, die für eine Veranstaltung angeschrieben worden sind, sich angemeldet oder teilgenommen haben.

Beschreibung

Teilnehmer sind Personen, die mit einer Veranstaltung verknüpft sind. Neben den Status (z. B. "angemeldet", bezahlt "ja/nein" oder "Warteliste") können zu den Teilnehmern auch Rollen und Merkmale erfasst werden. Nach einer Teilnahme erhalten diese Personen optional den Personenstatus "T", der in der Personenmaske angezeigt wird.

Pfad: Veranstaltungen → Veranstaltungen

Datenfelder in der Teilnehmertabelle

Teilnehmer/Name und Adresse

Personen-ID und Adresse des Teilnehmers

Preis

Preis, vorgeschlagen aus dem Basispreis der Veranstaltung . Der Preis kann überschrieben werden. Der Preis 0.00 kann nur erfasst werden, wenn in der Tabelle der Veranstaltungstypen die Option "kostenlos" auf "ja" gesetzt ist.

Wartelistenposition

Rang in der Warteliste. Dar Rang wird automatisch gesetzt, kann aber manuell angepasst werden.

Status

Die Auswahl der Status ist abhängig vom "Anzeigetyp" in der Tabelle Veranstaltungstypen .
Der Initalstatus/Vorschlagswert bei der Erfassung ist im Systemparameter "initAnmeldeStat" festgelegt.
Status bei Anzeigetyp "Standard":

Status	Beschreibung
importiert	Temporärer Status, der z.B. mit einem Import erfasst werden kann. Für diesen Status weren keine Ereignisse erfasst.
angemeldet	Definitive Anmeldung. Nur Teilnehmer mit diesem Status können fakturiert werden.
Anmeldung bestätigt	Der Teilnehmer hat sich angemeldet und eine Bestätigung erhalten.
Storno mit Gebühr	Teilnahme storniert. Es wird/wurde eine Gebühr verrechnet.
Storno gebührenfrei	Teilnahme storniert. Es wird/wurde keine Gebühr verrechnet.
Warteliste	Teilnehmer ist auf Warteliste. Dieser Status wird gesetzt, wenn die max. Teilnehmeranzahl überschritten ist. Teilnehmer auf der Warteliste können manuell zu anderen Status verschoben werden.

Status bei Anzeigetyp "Event":

Status	Beschreibung
importiert	Temporärer Status, der z.B. mit einem Import erfasst werden kann. Für diesen Status werden keine Ereignisse erfasst.
Informiert	Vorinformation des Teilnehmers ("Save the Date").
Einladung versendet	Es ist eine Einladung an den Teilnehmer verschickt worden.
Einladung abgesagt	Der Teilnehmer hat aktiv mitgeteilt, dass er nicht teilnehmen wird.
angemeldet	Der Teilnehmer hat sich angemeldet.
Anmeldung bestätigt	Der Teilnehmer hat sich angemeldet und eine Bestätigung erhalten.
nicht erschienen	Der Teilnehmer ist trotz Anmeldung nicht zum Event erschienen ("No-show").
Warteliste	Teilnehmer ist auf Warteliste.
teilgenommen	Der Teilnahmer hat die Veranstaltung besucht. Dieser Status kann, nach Abschluss der Veranstaltung, automatisch gesetzt werden (Hintergrundjob für Funktion "Veranstaltung automatisch abschliessen").

Teilnehmer

Personen-ID und Adresse des Teilnehmers

Faktura an

Personen-ID und Adresse des Rechnungsempfängers. Bei der Erfassung wird die Adresse des Teilnehmers als Fakturaadresse eingetragen.

Hauptperson

Personen-ID und Adresse des Gruppenvorstandes. Verknüpfung mit einem Gruppenvorstand (über Personen-ID). Dient zur Identifikation/Zusammenfassung von Familien und Gruppen. Damit die Fakturen direkt dem Gruppenvorstand verrechnet werden können, bestehen folgende Optionen:

• Hauptperson bei allen Teilnehmern unter "Faktura an" eintragen:
  Der Vorstand erhält dann pro Teilnehmeradresse eine Rechnung.
• Hauptperson mit Gesamtbetrag erfassen, Teilnehmeradressen mit Betrag 0.00:
  Der Vorstand erhält dann 1 Rechnung mit dem Gesamtbetrag.

Anmeldedatum

Erfassungsdatum des Teilnehmers. Kann manuell überschrieben werden.

Fakturadatum

Datum der Rechnungsstellung.

Fakturanummer

Zeigt die Fakturanummer an, wenn die Position bereits fakturiert worden ist.

Bezahlt

Status "bezahlt" ja/nein. Wird mit dem Zahlungseingang automatisch gesetzt.

Bemerkungen

Bemerkungen zum Teilnehmer. Die Bemerkungen können auf die Teilnehmerlisten gedruckt werden (Option beim Drucken).
Mit der Option "Bemerkungen automatisch löschen nach Veranstaltungsabeschluss" werden die Einträge entfernt, sofern der Job "Veranstaltung automatisch abschliessen", mit der entsprechenden Parametrisierung, gelaufen ist.

Weitere Datenfelder im Erfassungsdialog

fakturiert?

Status "fakturiert" ja/nein. Wird mit der Fakturierung automatisch gesetzt.

Zusager

Zeigt "ja" an, wenn der Teilnehmer den Personenstatus "Z" besitzt, damit z.B. vergünstigte Teilnahmegbühren erfasst werden können (manuell, nicht automatisch).

Alter

Automatisch berechnet aus dem Geburtsdatum des Teilnehmers. Es wird das Alter zum Zeitpunkt des Enddatums der Veranstaltung angezeigt. Für die Validierung des Alters (Warnmeldung) wird mit dem Alter am Enddatums der Veranstaltung gerechnet.

Zusätzliche Daten zum Teilnehmer

Dokumente

Dokumente des Teilnehmers, wie z.B. Rechnungen oder Einladungen.

Aktionen

Aktionen des Teilnehmers, die mit der Veranstaltung verknüpft sind.

Rollen

Unter den Teilnehmern können Personen, die bestimmte Aufgaben/Funktionen (z.B. Gruppenleiter, Koch, Sanitäter) übernehmen, mit Rollen versehen werden. Pro Person und Veranstaltung können mehrere Rollen eingetragen werden.

Merkmale

Zu einerm Teilnehmer können beliebige Merkmale erfasst werden. Das Merkmal ist an den Teilnehmer und die Veranstaltung gebunden und wird in der Personenansicht des Teilnehmers nicht angezeigt. Es können nur diejenigen Merkmale genutzt werden, die in der Stammtabelle der Teilnehmermerkmale eingetragen sind.

Funktionen

Storno

Stornierung von Anmeldungen, vor oder nach der Fakturierung/Zahlung. Diese Funktion ist nur bei Veranstaltungen mit Veranstaltungstyp "Standard" nutzbar.

Es gibt 2 Varianten der Stornierung:

• Storno mit Gebühr

  Der Eintrag eines Restbetrages erfasst den Status "Storno mit Gebühr". Im Fakturierungslauf werden hierfür spezielle Rechnungen erstellt.

• Storno gebührenfrei

  Wenn der Restbetrag 0.00 bleibt wird nur der Status "Storno gebührenfrei" gesetzt. Der Teilnehmer erhält keine Rechnung.

Der direkte E-Mailversand kann nur ausgelöst werden, wenn die ganze Verarbeitungskette eingerichtet ist. Das Feld "E-Mail schicken" ist deshalb nur editierbar, wenn im Systemparameter "emailVer" das Attribut "storno" eingetragen ist.

Siehe auch

Veranstaltungen , Veranstaltungstypen , Erinnerungen und Stornierungen , Manuelle Buchungen , Dokumente , Aktionen