11. Zusagenbearbeitung
Bei einer Zusage handelt es sich um eine Absichtserklärung eines Spenders, dauerhaft und regelmässig eine bestimmte Summe zu spenden. Darunter fallen z.B. Mitgliedschaften oder Patenschaften. Abhängig vom Zahlungsmodus und den festgelegten Raten werden die Zusagen jährlich oder in kleineren Perioden fakturiert.
funtrade unterstützt das Inkasso mit ESR, die gängigen Lastschriftverfahren der Banken und Post (LSV, DD), Kreditkarten und E-Rechnung.
Übersicht der Prozesse: 
Die Prozesse in funtrade, von der Erfassung bis zum Austritt:
| Schritt | Beschreibung | Funktion | in |
|---|---|---|---|
| 1. | Zusagen erfassen | manuell: manuelle Buchungen: Zahlungen einlesen: Import: Web-Schnittstelle: | Zusagen zur Person Manuelle Buchungen Buchungen einlesen Corris-Import RaiseNow |
| 2. | Begrüssung/Sofortversand Rechnung | Zusagen aufbereiten | Zusagenfakturierung |
| 3. | Zusagen fakturieren | Zusagen aufbereiten | Zusagenfakturierung |
| 4. | Statusfile pain.002 einlesen (nur DD) | Buchungen einlesen (Job) | Buchungen einlesen |
| 5. | Gutschriften/Storno einlesen | Buchungen einlesen... | Buchungen einlesen |
| 6. | nicht bezahlte Transaktionen abschliessen (nur LSV) | Transaktionen abschliessen | Zusagenfakturierung Protokoll |
| 7. | Mahnungen erstellen | Aufbereiten... | Zusagenfakturierung |
| 8. | Austritte | manuell: Job: mit rollender Mahnung: | Zusage zur Person Jährliche Austritte als Position mit Typ "Austritt" in Zusagenfakturierung . |
11.1. Zusagen erfassen
Die Zusagen sind bei der Person im Tab Zusagen abgebildet.
11.1.1. Manuelle Erfassung/Änderung
Die Zusagen können bei der Person manuell im Tab Zusagen erfasst oder angepasst werden. Dieser Prozess wird aber für die Neuerfassung selten angewendet. Im Regelfall werden die Zusagen über die erste Zahlung oder direkt über eine externe Schnittstelle erfasst.
11.1.2. Erfassung über Zahlung/manuelle Buchungen
Für die Erfassung von Zusagenbeträgen sind die Ereignisse mit der Ereignissituation "RSB" vorgesehen. Diese Ereignisse sind immer mit einer bestimmten Zusage verknüpft. Mit dem ersten Zahlungseingang wird die (im Ereignis hinterlegte) Zusage automatisch erfasst. Unter Manuelle Buchungen können Zusagenbeiträge auch manuell durch die Verbuchung als „Zusagenbeitrag“ erfasst werden, z.B. bei einem Zahlungseingang mit rotem Einzahlungsschein.
11.1.3. Erfassung über externe Schnittstellen
Zusagen können auch direkt über externe Schnittstellen, wie z.B. RaiseNow oder einen Corris-Import im System erfasst werden.
11.1.4. Reaktivierung von kürzlich beendeten Zusagen
Wenn eine beendete Zusage innerhalb einer gesetzten Frist (festgelegt in Systemparameter "remi") erneut erfasst wird, werden die Daten (z.B. Fakturadatum, Eintrittsdatum, Zahlungsverbindungen) der vorbestehenden Zusage übernommen. Ausnahme bilden Betrag und Anzahl Raten. Diese werden nur bei Zahlungsmodus "ESR mit E-Mail" aus der vorangegangenen Zeitscheibe übernommen. Bei den restlichen Zahlungsmodus werden die Standardwerte eingesetzt.
11.2. Zusagenfakturierung
Die Zusagenfakturierung dient dem Inkasso und der Mahnung versprochener Beiträge. Als Produkt der der Zusagenfakturierung können folgende Elemente generiert werden:
- Produktion von Begrüssungs-/Begleitbriefen und Einzahlungsscheinen (ESR) für den Postversand, parallel für Zusager, Drittzahler oder auch einzelne Familienmitglieder
- Produktion von Belastungsfiles für Kreditkarten, E-Rechnung, LSV und Debit Direct
- Dokumentation der Fakturierung mit initialereignissen
- Erstellung von Mahnungen mit ESR
- Automatische Generierung von Austritten
11.2.1. Basiskriterien
Folgende Basiskriterien müssen erfüllt sein:
- Die Zusage muss aktiv sein:
- Ex-Zusagen, das heisst Zusagen, bei denen ein Austrittsdatum gesetzt ist, werden nicht berücksichtigt, auch wenn das Austrittsdatum in der Zukunft liegt. Ausnahme hierbei ist die LSV/DD-Fakturierung.
- Die Zusage muss fällig sein:
- Die Kriterien zur Fälligkeit sind nachfolgend für die einzelnen Fakturierungstypen aufgelistet.
Das System selektiert alle unter diesen zwei Voraussetzungen gültigen Zusagen und erstellt, abhängig von den für den jeweiligen Fakturierungstyp gültigen Regeln, die entsprechenden Outputs (z.B. PDF-Dokumente oder Belastungsfiles) und erfasst Ereignisse.
11.2.2. Die Typen der Zusagenfakturierung
11.2.2.1. neue Zusagen
Für Begrüssungen und/oder Erstfakturierungen. Es werden alle noch nicht begrüssten/fakturierten Zusagen berücksichtigt bzw. solche denen durch die Funktion "erneut fakturieren" das Kontaktdatum zurückgesetzt worden ist.
| Welche Zusagen werden fakturiert? | Einrichtung |
|---|---|
| Es werden alle Zusagen berücksichtigt, die neu eingetreten sind und noch in keiner Begrüssung/Fakturierung berücksichtigt worden sind. Bedingungen bei der Zusage: Feld "Kontakt" = leer Feld "fakturiert" = leer | Ereignisse mit Ereignsssituation "RSB" erfasst erforderlicher Document-Output vorbereitet |
11.2.2.2. neue Zusagen (Sofortversand)
Dieser ist Typ ist speziell für Online-Zusagen vorgesehen, wo sofort eine Begrüssung per E-Mail versendet wird. Die Zusage gilt dann nicht als fakturiert und es können nachträglich, über eine Fakturierung vom Typ „Neu Zusagen“, weitere Unterlagen nachgeliefert werden.
| Welche Zusagen werden fakturiert? | Einrichtung |
|---|---|
| Es werden alle Zusagen berücksichtigt, die neu eingetreten sind und noch in keiner Begrüssung/Fakturierung berücksichtigt worden sind. Bedingungen bei der Zusage: Feld "Kontakt" = leer Feld "fakturiert" = leer | Ereignisse mit Ereignsssituation "RSB" erfasst erforderlicher Document-Output (für E-Mailversand) vorbereitet |
11.2.2.3. alle Zusagen (ohne rollende)
Ehemals "Jahresfakturierung" genannt. Diese Fakturierung ist darauf ausgelegt, dass die Fakturierung zu einem bestimmten Termin ausgeführt wird (vorwiegend jährlich). In der Regel wird ein Brief gedruckt und die Zusager mit Zahlungsart "ESR" erhalten 1 oder mehrere Einzahlungsscheine (je nach Anzahl Monatsraten). Jede Adresse erhält, abhängig von den Daten die in der Zusage erfasst sind, eine Belastung. Zwei Beispiele: Hat der Kunde einen Betrag von 100 CHF versprochen, den er in einer Teilrate bezahlen will, erstellt das System einen Output, der die Produktion eines ESR mit Betrag 100 CHF ermöglicht. Hat der Kunde einen Betrag von 100 CHF versprochen, den er in 2 Teilraten bezahlen will, erstellt das System einen Output, der die Produktion von 2 ESR im Betrag von 50 CHF erlaubt.
| Welche Zusagen werden fakturiert? | Einrichtung |
|---|---|
| Es werden immer alle aktiven Zusagen berücksichtigt, die fällig sind und Zahlungsmodus ESR haben. Die Zusagen mit rollender Fakturierung sind ausgeschlossen. Bedingungen: Feld "Kontakt" = leer Feld "fakturiert" = leer | Zahlungsmodus darf nicht "ESR" mit "E-Mail" sein Ereignisse mit Ereignsssituation "RSB" erfasst erforderlicher Document-Output vorbereitet |
11.2.2.4. Erneuerung (nur rollende)
Nach dem Anlegen einer Zusage mit rollender Fakturierung (nur mit Zahlungsart "ESR" mit "E-Mail" möglich) werden die Zusagen sofort fakturiert und in festen Perioden (jährlich), ausgehend vom Eintrittsdatum, "rollend" erneuert. Im Gegensatz zum Fakturierungstyp "alle Zusagen (ohne rollende)" wird die Erneuerung immer nach einer Periode, ausgehend vom Eintrittsdatum resp. Datum "belasten ab", ausgelöst. D. h. beim Fakturierungstyp "alle Zusagen (ohne rollende)" werden alle Zusager zusammen, unabhängig vom individuellen Eintrittsdatum, fakturiert. Bei der rollenden Erneuerung startet die Periode jeweils für jeden Zusager individuell ab dem Tag/Monat vom Eintrittsdatum.
| Welche Zusagen werden fakturiert? | Einrichtung |
|---|---|
| Es werden alle Zusagen berücksichtigt, bei denen das Eintrittsdatum oder das Datum „belasten ab“ weiter als 1 Periode (1 Jahr) zurück liegt. Bedingungen: Zahlungsmodus muss "ESR" mit "E-Mail" sein Tag/Monat von Feld "Eintritt" oder vom Feld "belasten ab" muss mindestens 1 Periode (1 Jahr) zurück liegen und darf, innerhalb dieser Frist, nicht schon rollend fakturiert worden sein. Damit diese Zusagen selektiert werden können, muss in der Position der Zusagenfakturierung ein Personenfilter mit der Filterposition 253 hinterlegt sein. | Ereignisse mit Ereignsssituation "RSB" erfasst erforderlicher Document-Output vorbereitet Für eine automatische Verarbeitung muss eine Vorlage eingerichtet sein. |
11.2.2.5. Belastung LSV/DD
Fakturierung nach dem Lastschriftverfahren der Banken (LSV+) oder der Post (CH-DD-Lastschrift). Hierbei werden, meist Ende Monat, die Belastungsaufträge für die Bank/Post erstellt:
Export Belastungen (Transaktionen) aus funtrade und und Übermittlung an das Finanzinstitut (Post/Bank)
Am Fälligkeitstag wird der Betrag direkt dem Spender belastet und dem Konto des Rechnungsstellers gutgeschrieben
Gutschriften und Rückbuchungen werden werden mittels Zahlungsimport in funtrade eingelesen.
Abgewiesene Transaktionen von Postfinance werden über das Protokollfile (pain.002) in funtrade eingelesen
Bei LSV gibt es kein Protokollfile. Hier werden die offenen Zahlungen über die Funktion "Transaktionen abschliessen..." weiter verarbeitet
| Welche Zusagen werden fakturiert? | Einrichtung |
|---|---|
| Es werden alle aktiven Zusagen gewählt, welche den Zahlungsmodus "LSV" oder "BAD" haben. Das Programm prüft, ob für den aktuell durchzuführenden Lauf eine Belastung erfolgen darf oder nicht. Weitere Details, wie z.B. die Berechnung der Fälligkeit sind in LSV/DD-Belastungen beschrieben. | Ereignisse mit Ereignissituation "RSB" erfasst Einmalig: Spezielle Zahlungsverbindungen für LSV und DD eingerichtet, Widerrufe Parametrisierung und Pain.002 Parametrisierung eingerichtet. |
11.2.2.6. Belastung E-Rechnung
Mit dem Fakturierungstyp "E-Rechnung" können Zahlungen "PayNet" abgewickelt werden. PayNet ist ein System zur elektronischen Rechnungsstellung, das von der PayNet AG definiert und betrieben wird. Es gibt zwei Parteien, die an PayNet beteiligt sind: Die Rechnungsempfänger (Kunde) und die Rechnungssteller (Biller). Ein Biller kann einem Kunden eine Rechnung stellen. Der Kunde sieht dann die Rechnung in seiner eBanking Applikation.
Bei der Aufbereitung werden Paynet-Transaktionen erzeugt und übermittelt.
| Welche Zusagen werden fakturiert? | Einrichtung |
|---|---|
| Es werden immer alle aktiven Zusagen berücksichtigt, die fällig sind und Zahlungsmodus Paynet haben. | Erfordert Einrichtung einer Schnittstelle auf der Website der Organisation. Muss mit Arenae und Website-Entwicklung abgesprochen werden. |
11.2.2.7. Belastung Kreditkarte
Es werden alle aktiven Zusagen gewählt, welche den Zahlungsmodus Kreditkarte haben. Das System generiert Belastungen auf den Kreditkarten. Die Belastungstransaktionen können in der Tabelle Kreditkarten Transaktionen betrachtet und allenfalls bearbeitet werden.
| Welche Zusagen werden fakturiert? | Einrichtung |
|---|---|
| Es werden immer alle aktiven Zusagen berücksichtigt, die fällig sind und Zahlungsmodus "Kreditkarte" haben. | Erfordert Einrichtung einer Schnittstelle auf der Website der Organisation. Muss mit Arenae und Website-Entwicklung abgesprochen werden. |
11.2.3. Mahnungen
Die Mahnung von Zusagen wird über die Zusagenfakturierung abgewickelt. Dabei sind 2 Varianten möglich, die "Mahnungen (ohne rollende)" und die "Mahnungen (nur rollende)"
11.2.3.1. Mahnungen (ohne rollende)
Für den Mahnlauf wird eine Zusagenfakturierung mit Fakturierungstyp "Mahnung" erfasst. ). Der Mahnlauf erstellt Mahnbriefe und Einzahlungsscheine. Dabei werden die folgenden 2 Felder speziell berücksicht:
- Mahnen bis Fakturadatum:
- Es werden nur Zusagen gemahnt, die bis zu diesem Datum fakturiert worden sind. So wird vermieden, dass erst kürzlich fakturierte Zusagen gemahnt werden.
- Mahnstufe:
- Die Mahnstufen in den Zusagen ermöglichen eine abgestufte Ansprache der Zusager. Je nach Mahnstufe können unterschiedliche Dokument-Outputs generiert werden. Bei einem Eintrag 1 werden alle Zusagen mit Mahnstufe 0 gemahnt, bei Eintrag 2 alle Zusagen mit Mahnstufe 1 usw.. Nach jedem Mahnlauf wird die Mahnstufe einer Zusage um 1 erhöht. Pro Fakturierungsjob kann nur 1 Mahnstufe hinterlegt werden. Ist das Feld leer, werden alle Zusager mit offenen Zahlungen gemahnt, unabhängig von der Mahnstufe.
| Welche Zusagen werden fakturiert? | Einrichtung |
|---|---|
| nur aktive Zusagen mit Zahlungsmodus ESR Jahr „bezahlt bis“ in Zusage ist kleiner als aktuelles Jahr oder leer Zusagen mit eingezahlten Teilraten werden nicht gemahnt | Ereignisse mit Ereignsssituation "RSB" erfasst erforderlicher Document-Output vorbereitet Für eine automatische Verarbeitung muss eine Vorlage eingerichtet sein. |
11.2.3.2. Mahnungen (nur rollende)
Die rollenden Mahnungen sind auf die rollenden Fakturierungen abgestimmt. D. h. weil fortlaufend über das Jahr fakturiert wird, müssen auch die Mahnläufe periodisch ausgeführt werden. Im Regelfall werden diese periodisch im Hintergrund gestartet, was bedingt, dass Vorlagen eingerichtet sein müssen und die Selektion der zu mahnenden Zusagen dynamisch erfolgen muss (Verwendung von spezifischen Personenfiltern).
| Welche Zusagen werden fakturiert? | Einrichtung |
|---|---|
| Bedingungen: Im Kopf der Zusagenfakturierung sollten die Felder "mahnen bis Fakturadatum" (wird automatisch mit Tagesdatum erfasst) und "Mahnstufe" (nicht nötig weil über Personenfilter definiert) leer sein. Zahlungsmodus in der Position der Zusagenfakturierung muss "ESR" mit "E-Mail" sein. Die Zahlungsfrist muss abgelaufen sein. Damit Zusagen, die diese Bedingung erfüllen, selektiert werden können, muss in der Position der Zusagenfakturierung ein Personenfilter mit der Filterposition 255 hinterlegt sein, ab der 1 Mahnung ein Personenfilter mit der Filterposition 256. | Ereignisse mit Ereignsssituation "RSB" erfasst erforderlicher Document-Output vorbereitet Für eine automatische Verarbeitung muss eine Vorlage eingerichtet sein. Bei Bedarf automatische Austritte definiert als Position in Zusagenfakturierung mit Typ "Austritt". |
11.2.3.2.1. Filterdefinitionen für die Rollende Mahnung
Nachfolgend sind Beispiele für die Filter definiert. 1. Mahnung ab 40. Tag nach der Fakturierung, 2. Mahnung ab 15. Tag nach der 1. Mahnung und Ausschluss ab 15. Tag nach der 2. Mahnung.
Wichtig
Weil die Filterposition 256 mit Werten von "mehr als" und "mindestens" agiert, muss eine absteigende Reihenfolge, "Austritt vor 2. Mahnung" / "2. Mahnung vor 1. Mahnung", eingehalten sein.
| Position | Beschreibung | Filter |
|---|---|---|
| 01 | Ausschlüsse | optional, beliebiger Filter |
| 02 | Austritte | (256: Zusage: (ABC) gemahnt vor mehr als (15) Tagen, Anzahl Mahnungen mindestens (2) |
| 03 | 2. Mahnung | (256: Zusage: (ABC) gemahnt vor mehr als (15) Tagen, Anzahl Mahnungen mindestens (1) |
| 04 | 1. Mahnung | 255: Zusage: (ABC) fakturiert vor mehr als (40) Tagen |
11.2.3.3. Austritte
Für die Austritte wird eine Zusagenfakturierung mit Fakturierungstyp "Austritte" erfasst.). Dieser Prozess setzt die Austritte, wobei die Parameter "Austrittsdatum", "Grenzdatum" und "Grenzjahr" zu berücksichtigen sind.
- Austrittsdatum:
Austrittsdatum, welches durch das Programm gesetzt werden soll.
- Grenzdatum:
Zusager, die noch gar nicht die Möglichkeit hatten, eine Zahlung für das laufende Jahr zu machen können ausgeschlossen werden. Zusager mit Eintrittsdatum nach Grenzdatum werden nicht ausgetreten.
- Grenzjahr:
Alle Zusagen, deren Eintrittsdatum vor dem einzugebenden "Grenzdatum" liegt und für die zugleich kein Beitrag für das hier einzugebende "Grenzjahr" eingegangen ist, werden als "ausgetreten" registriert und erhalten den Ausgetreten-Status "Ex".
Beispiel: Wenn Grenzdatum = 01.05.2015 und Grenzjahr = 2015 definiert ist, dann wird bei allen Personen, bei denen die Zusage vor dem 01.05.2015 aufgenommen wurde (Eintritsdatum der Zusage) und die keinen Beitrag für das Jahr 2015 bezahlt haben, die Zusage als Ex-Zusage geführt. Solche die den Betrag für das Jahr 2015 nicht bezahlt haben, aber schon für das Jahr 2016 bezahlt haben, werden hingegen nicht berücksicht, resp. gelten als bezahlt und werden nicht ausgetreten.